Gameontwikkelkamp organiseren: checklist en planning

Een gameontwikkelkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen laptops en een programma. Je regelt tegelijk deelnemersinformatie, oudertoestemming, workshops, software, netwerk, maaltijden en slaapruimtes. Begin met de inschrijvingen en locatie, werk daarna naar het inhoudelijke programma en test alle apparatuur ruim vóór de start. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer controleert, zodat je tijdens het kamp niet nog accounts hoeft aan te maken of kabels moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Oudercontactgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Medische bijzonderheden verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Programma naar ouders sturen
Routebeschrijving versturen
Locatie reserveren
Overnachtingsruimtes reserveren
Maaltijden afstemmen
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Workshopinhoud voorbereiden
4 personen
Gameprojecten klaarzetten
3 personen
Softwarelicenties controleren
2 personen
Accounts aanmaken
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Apparatuur testen
3 personen
Deelnemersmappen vullen
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Slaapruimtes voorbereiden
4 personen
Werktafels opstellen
4 personen
Computers aansluiten
4 personen
Netwerk instellen
2 personen
Beamer installeren
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Welkomstbord ophangen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Bagage naar slaapruimtes brengen
3 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Teams samenstellen
3 personen
Werkplekken toewijzen
3 personen
Introductieworkshop geven
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Teams aan projecten laten werken
6 personen
Technische hulp bieden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Deelnemers naar bed begeleiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Werkplekken controleren
2 personen
Gameontwerpworkshop geven
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Dranken bijvullen
Programmeersessie begeleiden
6 personen
Middagpauze verzorgen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Teamwerk begeleiden
6 personen
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
Bedtijd begeleiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Grafische workshop geven
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Gamebouw begeleiden
6 personen
Playtests begeleiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Projecten verbeteren
6 personen
Presentaties oefenen
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Projectplanning controleren
3 personen
Laatste bouwsessie begeleiden
6 personen
Lunch serveren
4 personen
Demo's voorbereiden
4 personen
Jurybriefing verzorgen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Finale-presentaties begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluitende groepsfoto maken
2 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
Deelnemers laten opruimen
4 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Uitchecken registreren
3 personen
Ouders ontvangen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Computers afsluiten
3 personen
Werktafels afbreken
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 12
Stoelenaantal 36
Bureaustoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Klaptafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Computermuizenaantal 30
Headsetsaantal 30
Webcamsaantal 12
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Wifi-routersaantal 3
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 36
HDMI-kabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 12
USB-sticksaantal 12
Externe harde schijvenaantal 2
Laptopladersaantal 30
Reservebatterijenaantal 24

Computerbenodigdheden

Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 24
Schetsblokkenaantal 30
Potlodenaantal 60
Gummenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Linialenaantal 12
Schrijfblokkenaantal 36
Balpennenaantal 60
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 36
Deelnemersmappenaantal 30
Ducttapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Teamvlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Bureaulampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 8
Verlengkabelmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer oudercontactgegevens, dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingsformulieren uiterlijk één week voor de start. Stuur ouders daarna het programma en de routebeschrijving in één bericht.
Test laptops, muizen, headsets, webcams, projectie en netwerkapparatuur minimaal 3 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook alle laptopladers, stekkerdozen, verlengkabels en HDMI-kabels.
Maak per deelnemer een map met naamkaartje, werkbladen en praktische informatie. Leg daarnaast reservepotloden, gummen, USB-sticks en externe harde schijven klaar voor bestanden en noodgevallen.
Plan de begeleiders per onderdeel en wijs vooraf iemand aan voor techniek en iemand voor de ontvangst. Zo kan de workshopbegeleider doorgaan wanneer een laptop of account niet werkt.
Bereid slaapruimtes, koelkasten en maaltijden uiterlijk de dag vóór aankomst voor. Houd bij de indeling rekening met begeleiders, persoonlijke medische informatie en de beschikbare overnachtingsruimtes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gameontwikkelkamp organiseren?: Reserveer de locatie en overnachtingsruimtes bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Gebruik de laatste week voor het controleren van aanmeldingen, toestemming, softwareaccounts, maaltijden en apparatuur.
Wat moet ik testen voor een gameontwikkelkamp?: Test minimaal 3 dagen vooraf alle laptops, muizen, headsets, webcams, wifi-routers, netwerkswitches, ethernetkabels, projectie en geluid. Laat deelnemers bovendien inloggen op de gebruikte accounts en controleer of de softwarelicenties werken.
Wanneer stuur ik informatie naar ouders voor een gameontwikkelkamp?: Stuur programma, routebeschrijving en praktische informatie zodra de aanmelding is verwerkt, en uiterlijk één week voor de start. Vraag dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingsformulieren vóór diezelfde deadline op.
Hoeveel reserveapparatuur heb ik nodig voor een gameontwikkelkamp?: Houd voor laptops, muizen en headsets minstens 10 procent reserve aan, met minimaal één extra exemplaar per soort bij kleine groepen. Neem daarnaast extra laptopladers, kabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.