Zo organiseer je een gameontwikkelkamp

Een gameontwikkelkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen laptops en een workshopprogramma. Begin met deelnemers, oudercontacten en toestemmingen, leg daarna locatie, overnachting en begeleiding vast. Controleer ruim vooraf of software, accounts, netwerk en apparatuur samen werken. Plan tenslotte maaltijden, slaapruimtes en een duidelijke overdracht naar ouders, zodat de eerste kampdag niet wordt opgehouden door ontbrekende gegevens of technische problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Oudercontactgegevens controleren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Medische bijzonderheden verzamelen
7
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
8
Programma naar ouders sturen
9
Routebeschrijving versturen
10
Locatie reserveren
11
Overnachtingsruimtes reserveren
12
Maaltijden afstemmen
2 personen
13
Begeleiders indelen
2 personen
14
Workshopinhoud voorbereiden
4 personen
15
Gameprojecten klaarzetten
3 personen
16
Softwarelicenties controleren
2 personen
17
Accounts aanmaken
2 personen
18
Werkbladen printen
19
Naamkaartjes maken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Apparatuur ophalen
2 personen
22
Apparatuur testen
3 personen
23
Deelnemersmappen vullen
2 personen
24
Koelkasten vullen
2 personen
25
Slaapruimtes voorbereiden
4 personen
26
Werktafels opstellen
4 personen
27
Computers aansluiten
4 personen
28
Netwerk instellen
2 personen
29
Beamer installeren
2 personen
30
Presentaties testen
2 personen
31
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
32
Catering klaarzetten
3 personen
33
Welkomstbord ophangen

Event

34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Bagage naar slaapruimtes brengen
3 personen
36
Kampregels uitleggen
2 personen
37
Teams samenstellen
3 personen
38
Werkplekken toewijzen
3 personen
39
Introductieworkshop geven
3 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
42
Avondmaaltijd serveren
4 personen
43
Teams aan projecten laten werken
6 personen
44
Technische hulp bieden
3 personen
45
Avondprogramma begeleiden
3 personen
46
Deelnemers naar bed begeleiden
4 personen
47
Ontbijt serveren
4 personen
48
Werkplekken controleren
2 personen
49
Gameontwerpworkshop geven
3 personen
50
Lunch serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
52
Programmeersessie begeleiden
6 personen
53
Middagpauze verzorgen
2 personen
54
Diner serveren
4 personen
55
Teamwerk begeleiden
6 personen
56
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
57
Bedtijd begeleiden
4 personen
58
Ontbijt serveren
4 personen
59
Grafische workshop geven
3 personen
60
Lunch serveren
4 personen
61
Gamebouw begeleiden
6 personen
62
Playtests begeleiden
4 personen
63
Diner serveren
4 personen
64
Projecten verbeteren
6 personen
65
Presentaties oefenen
3 personen
66
Ontbijt serveren
4 personen
67
Projectplanning controleren
3 personen
68
Laatste bouwsessie begeleiden
6 personen
69
Lunch serveren
4 personen
70
Demo's voorbereiden
4 personen
71
Jurybriefing verzorgen
2 personen
72
Diner serveren
4 personen
73
Finale-presentaties begeleiden
4 personen
74
Prijzen uitreiken
3 personen
75
Afsluitende groepsfoto maken
2 personen
76
Ontbijt serveren
4 personen
77
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
78
Deelnemers laten opruimen
4 personen
79
Bagage verzamelen
3 personen
80
Uitchecken registreren
3 personen
81
Ouders ontvangen
3 personen
82
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

83
Computers afsluiten
3 personen
84
Werktafels afbreken
4 personen
85
Apparatuur inpakken
3 personen
86
Servies afwassen
3 personen
87
Keuken schoonmaken
2 personen
88
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
89
Afval verzamelen
3 personen
90
Locatie opleveren
2 personen
91
Apparatuur retourneren
2 personen
92
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
93
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 12
Stoelenaantal 36
Bureaustoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Klaptafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Computermuizenaantal 30
Headsetsaantal 30
Webcamsaantal 12
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Wifi-routersaantal 3
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 36
HDMI-kabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 12
USB-sticksaantal 12
Externe harde schijvenaantal 2
Laptopladersaantal 30
Reservebatterijenaantal 24

Computerbenodigdheden

Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 24
Schetsblokkenaantal 30
Potlodenaantal 60
Gummenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Linialenaantal 12
Schrijfblokkenaantal 36
Balpennenaantal 60
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 36
Deelnemersmappenaantal 30
Ducttapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Teamvlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Bureaulampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 8
Verlengkabelmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf de deelnemerslijst compleet en controleer per deelnemer oudercontactgegevens, dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingsformulieren. Ontbrekende formulieren vallen anders vaak pas bij aankomst op.
Reserveer locatie en overnachtingsruimtes voordat je het programma definitief maakt. Controleer hoeveel werktafels, stoelen en slaapplaatsen beschikbaar zijn en richt de slaapruimtes minimaal één dag vooraf in.
Test softwarelicenties, accounts en het netwerk minstens zeven dagen vooraf met hetzelfde type laptops, muizen, headsets en wifi-routers dat tijdens het kamp wordt gebruikt. Controleer ook netwerkswitches, ethernetkabels, stekkerdozen en laptopladers.
Zet gameprojecten, workshopmateriaal en deelnemersmappen ten minste één dag eerder klaar. Print werkbladen en naamkaartjes en bewaar reservebestanden op USB-sticks of externe harde schijven.
Stuur het programma, de routebeschrijving en praktische informatie vooraf naar ouders. Geef begeleiders een duidelijke indeling en controleer op de dag zelf eerst apparatuur, koelkasten en ontvangst voordat deelnemers aan hun project beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gameontwikkelkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met deelnemers, locatie en begeleiding. Plan de technische test uiterlijk 7 dagen voor de start en zet ruimtes en materialen de dag ervoor klaar.
Hoeveel laptops heb je nodig voor een gameontwikkelkamp?: Reken op 1 laptop per deelnemer wanneer iedereen zelfstandig werkt. Reserveer daarnaast minimaal 1 extra laptop per 10 deelnemers voor technische problemen of een defect apparaat.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren en medische gegevens verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en controleer ze uiterlijk 2 weken voor het kamp. Maak een aparte lijst voor begeleiders, zodat bijzonderheden niet alleen in losse e-mails staan.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een gameontwikkelkamp?: Test software, accounts, netwerk en alle aansluitingen minimaal 7 dagen vooraf met een volledig werkstation. Leg reservekabels, laders, batterijen en een offline kopie van projecten klaar voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.