Checklist voor een goed voorbereid franchisecongres

Een franchisecongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemersregistratie, hotelkamers, catering, techniek en materialen voor ontvangst en presentaties. Begin met datum, locatie en inhoud, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en productie. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, presentaties, badges, naamkaartjes en de werking van alle audiovisuele apparatuur. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je last-minute werk op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Hotelkamers reserveren
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Parkeerinformatie versturen
Badges ontwerpen
Programma laten drukken
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Naamkaartjes printen
Materialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Welkomstpakket samenstellen
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Welkomstbalie bevoorraden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
Deelnemersvragen verzamelen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en glazen ophalen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bij de borrel aanvullen
2 personen
Sprekers bedanken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Uitchecken bij registratie
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies naar de keuken brengen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Borg en sleutels afhandelen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Lessenaar
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Dinerbasic messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Mobiele opladersaantal 4
Koelboxenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 6
Logo-bannersaantal 3
Naambordhoudersaantal 8
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

LED-uplightersaantal 8
Tafellampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerbestekaantal 20
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig sprekers zo vroeg mogelijk en verzamel per spreker de benodigde informatie, presentatie en technische wensen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat en controleer de deelnemerslijst minstens twee keer: één keer halverwege de inschrijving en opnieuw kort voor het congres. Verzamel dieetwensen en parkeerinformatie direct mee.
Reserveer techniek niet alleen op basis van de presentaties. Test beamer, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, HDMI-kabels en presentatieklikker minimaal één keer vooraf op locatie.
Plan de productie van badges, naamkaartjes en gedrukte programma’s met een vaste sluitingsdatum. Sorteer badges en leg de registratietafel de dag ervoor klaar, zodat de ontvangst niet afhankelijk is van printwerk op de ochtend zelf.
Stem catering af op het definitieve aantal deelnemers en label dieetmaaltijden afzonderlijk. Richt een koelruimte in en controleer of buffettafels, servies, waterglazen, koffiekopjes en afvalbakken klaarstaan voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een franchisecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de inschrijving zodra de hoofdonderdelen vaststaan en sluit de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor het congres.
Wanneer moet ik de techniek voor een franchisecongres testen?: Plan een volledige technische test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle op de locatie op de dag vóór het congres. Test daarbij alle microfoons, presentaties, kabels, aansluitingen en de presentatieklikker.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen doorgeven?: Vraag dieetwensen uit tijdens de registratie en geef het definitieve aantal maaltijden en afwijkingen 5 tot 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Label dieetmaaltijden afzonderlijk voordat de ontvangst begint.
Hoe bereid ik de registratie van een franchisecongres voor?: Controleer de deelnemerslijst 1 tot 2 dagen vooraf, print daarna de naamkaartjes en sorteer de badges op alfabet of organisatie. Zet de registratietafel minstens 60 minuten voor de ontvangst klaar met badges en deelnemersinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.