Franchise-Kongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten nicht erst kurz vor dem Kongress fest: Bestätige die Sprecher und sammle ihre Informationen, bevor du Einladungen verschickst. So stehen Namen, Themen und Zeiten im Anmeldeformular korrekt.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Einladungen abgestimmt sind. Prüfe die Teilnehmerliste regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens vor der Catering-Bestellung.
• Sammle Präsentationen vor dem Kongress und prüfe jede Datei auf Laptop, Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker. Lege zusätzlich HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und USB-Sticks bereit, statt fehlende Technik am Veranstaltungstag zu suchen.
• Plane die Registrierung als eigenen Aufbaupunkt ein: Registrierungstisch, Badges, Namensschilder und Teilnehmerliste müssen vor dem Eintreffen der ersten Gäste sortiert und griffbereit sein.
• Kennzeichne Diätmahlzeiten und richte einen Kühlbereich ein, bevor das Catering eintrifft. Verschicke Parkinformationen rechtzeitig zusammen mit den letzten Veranstaltungsdetails, damit Anreise und Einlass nicht an der Rezeption beginnen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Franchise-Kongress planen?

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Referenten. Öffne die Anmeldung erst, wenn diese Eckdaten feststehen; Catering, Hotelzimmer und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher beauftragt sein.

Wann sollte die Anmeldung für einen Franchise-Kongress geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Prüfe die Anmeldungen wöchentlich und schließe die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.

Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?

Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und prüfe sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop mit Beamer, Leinwand und Mikrofontechnik. Führe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn einen vollständigen Techniktest durch.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Registrierung?

Plane mindestens 60 Minuten für Registrierungstisch, Badges, Namensschilder und Teilnehmerliste ein. Die Unterlagen sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig sortiert bereitliegen.

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