Checklist para organizar un congreso de franquicias

Organizar un congreso de franquicias exige coordinar ponentes, asistentes, proveedores y contenidos con bastante antelación. Este plan reúne 74 tareas y 54 materiales, desde fijar la fecha y confirmar el lugar hasta preparar la mesa de registro. También contempla las inscripciones, las preferencias dietéticas, las habitaciones de hotel, las acreditaciones y las presentaciones. Úsalo como guía de trabajo para saber qué cerrar primero y qué revisar en los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar habitaciones de hotel
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
Enviar la información de aparcamiento
Diseñar acreditaciones
Imprimir el programa
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Imprimir etiquetas con nombres
Comprar materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar el paquete de bienvenida
3 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Abastecer el mostrador de bienvenida
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Colgar señalización
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Coordinar la pausa de networking
2 personas
Recopilar las preguntas de los participantes
Moderación del panel de debate
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger platos y vasos
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer las bebidas del cóctel
2 personas
Agradecer a los ponentes
2 personas
Anunciar el cierre
Salir al registrarse
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Llevar la vajilla a la cocina
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para congresocant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Atril
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedores de cenacant. 130
Cuchillos básicos para cenacant. 130
Cucharonescant. 20

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Banners con el logocant. 3
Portanombrescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Señales de orientacióncant. 10

Iluminación

Focos LED uplightercant. 8
Lámparas de mesacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de servircant. 16
Cubiertos de serviciocant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar invitaciones. Así podrás confirmar a los ponentes y abrir el formulario de inscripción con horarios, salas y datos fiables.
Pide la información de cada ponente junto con su presentación, no la víspera. Reserva al menos 7 días para revisar los archivos y comprobar que funcionan con el portátil, el proyector y la pantalla.
Incluye las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y pásalas al catering con varios días de margen. Etiqueta las comidas especiales y prepara un espacio de refrigeración separado para evitar confusiones.
Envía la información de aparcamiento y del hotel junto con la confirmación de asistencia. Si reservas habitaciones, mantén una lista actualizada con nombres, noches y cambios hasta el cierre de inscripciones.
Prepara las acreditaciones, las etiquetas con nombres y la mesa de registro el día anterior. Comprueba también los micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas y el clic de presentación antes de que lleguen los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de franquicias?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá ponentes externos, habitaciones de hotel y catering. Reserva la técnica y confirma el programa en cuanto tengas fecha y lugar, idealmente con al menos 8 semanas de margen.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un congreso de franquicias?: Envíalas cuando el lugar, la fecha y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 10 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes para poder confirmar catering, acreditaciones y lista de participantes.
¿Qué material técnico hace falta para un congreso de franquicias?: Como mínimo, prevé proyector, pantalla, portátil, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, clic de presentación, cables HDMI, alargadores y regletas. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la apertura.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y la mesa de registro?: Imprime las etiquetas con nombres y clasifica las acreditaciones el día anterior, cuando la lista de participantes ya esté revisada. Deja la mesa montada y el material ordenado al menos 60 minutos antes de recibir al primer asistente.

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