Checklist pour organiser un congrès de franchise

Un congrès de franchise demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur une même échéance. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les invitations, le traiteur et la technique. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les présentations, les badges, les besoins alimentaires et l’installation. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 54 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chambres d’hôtel
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Envoyer les infos de parking
Concevoir les badges
Faire imprimer le programme
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
Acheter le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Aménager la chambre froide
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Composer le pack de bienvenue
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Approvisionner le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer la pause networking
2 personnes
Recueillir les questions des participants
Animer le débat
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer les assiettes et les verres
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Ravitailler les boissons à l’apéritif
2 personnes
Remercier les intervenants
2 personnes
Annoncer la clôture
Pointage à l’enregistrement
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Apporter la vaisselle à la cuisine
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Gérer la caution et les clés
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de congrèsqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Lutrin
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Couteaux de table basiquesqté 130
Louchesqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 6
Bannières logoqté 3
Porte-nomsqté 8
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Projecteurs LED uplighterqté 8
Lampes de tableqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les intervenants et les temps forts dès l’ouverture des inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 7 jours avant le congrès. Étiquetez ensuite les repas spéciaux séparément.
Réservez la technique plusieurs semaines à l’avance et testez le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs après la dernière vérification de la liste des participants. Triez-les par ordre alphabétique et installez la table d’inscription avant l’ouverture des portes.
Rassemblez les présentations avant le jour J et vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Prévoyez aussi des clés USB, des chargeurs, des rallonges et des multiprises de secours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès de franchise ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Ouvrez en même temps le formulaire d’inscription pour suivre les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de franchise ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour coordonner les intervenants, l’hôtel, le traiteur, la technique et les supports imprimés. Avec plusieurs journées ou un grand nombre de participants, commencez plutôt 6 mois à l’avance.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un nombre prévisionnel 3 à 4 semaines avant l’événement, puis confirmez le chiffre définitif 5 à 7 jours avant. Gardez la liste des repas spéciaux à jour jusqu’à l’impression des badges et à l’installation.
Quand préparer les badges d’un congrès ?: Vérifiez la liste des participants 3 à 5 jours avant le congrès, puis imprimez et triez les badges la veille. Installez la table d’inscription avant l’arrivée des participants afin de limiter l’attente à l’accueil.

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