Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning
Een foodtruckfestival draait niet alleen om het boeken van goede trucks. Je moet vooraf ook de stroombehoefte, vergunningen, looproutes, betaalwijze, toiletten en afvalinzameling regelen. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciersafspraken vast en werk toe naar een duidelijke opbouwdag. Deze checklist helpt je de 67 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste reservering tot het ontvangen van de foodtrucks en het uitzetten van hun plaatsen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtrucks bevestigen
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
Stroomplan maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Leveranciersafspraken vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Verzekering controleren
Beveiliging en toezicht regelen
Afvalinzameling afspreken
Toiletten controleren
2 personen
Polsbandjes en muntjes tellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Event
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtruckplaatsen uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffiepunt opbouwen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Horecapunten bevoorraden
3 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Terrein veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Foodtrucks ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
3 personen
Tafels schoonvegen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Dranken aanvullen
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Foodtrucks laten vertrekken
2 personen
Nazorg
Stroom uitschakelen
2 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Restvoorraad sorteren
2 personen
Koelwaren terugplaatsen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afvalcontainers laten ophalen
Borg en betaalmiddelen afhandelen
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 8
- Baliotafel
- Klapbare bar
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Koffiebekersaantal 300
- Bordenaantal 400
- Besteksetsaantal 400
- Koffielepelsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Betaalterminalsaantal 2
- Portofoonsaantal 4
- Megafoon
- Handlampenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Festivalbannersaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 20
- Krijtbordenaantal 8
- Stoepbordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
- Programmapostersaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Tangenaantal 8
- Pollepelsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stroombehoefte per foodtruck vroeg vast en maak één stroomplan. Reserveer verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat de opbouw begint; ontbrekende aansluitingen veroorzaken vaak vertraging.
- Werk de plattegrond uit voordat je partytenten, biertafels en statafels neerzet. Houd loopruimte vrij tussen de trucks, plaats routeborden op zichtbare punten en voorkom dat kabels over doorgangen lopen.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmeldingen en geef ze gebundeld door aan de betrokken foodtrucks. Noteer ook hoeveel gasten zich hebben aangemeld, zodat je reserveringen, servies en zitplaatsen niet pas op het laatste moment moet bijstellen.
- Tel polsbandjes en muntjes minstens één keer bij ontvangst en nogmaals vóór opening. Controleer tegelijk de betaalterminals en spreek met de organisatie af wie tijdens het festival het aanspreekpunt is.
- Plan voor de opbouw een vaste ontvangstvolgorde: eerst foodtrucks ontvangen en plaatsen uitzetten, daarna partytenten en verlichting opbouwen. Leg portofoons, handlampen en een megafoon klaar voor communicatie tijdens de opbouw en het afsluiten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Plan de definitieve indeling, stroomcontrole en leveranciersafspraken uiterlijk 2 weken voor het festival.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een festival?
- Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het menu en de verwachte drukte. Laat trucks verschillende soorten eten aanbieden en vraag vooraf naar hun capaciteit per uur.
- Wanneer regel ik de vergunning voor een foodtruckfestival?
- Vraag de benodigde vergunningen direct aan nadat datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer ook verzekering, beveiliging, toezicht, toiletten en afvalinzameling voordat je de uitnodigingen verstuurt.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Stem de voorraad af op de duur van het festival, het weer en de capaciteit van je koelkasten en koelboxen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!