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Foodtruck-Festival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr als mehrere Fahrzeuge und hungrige Gäste. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wie viel Strom die Trucks benötigen und wo sie sicher stehen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche sowie die Planung von Toiletten, Müll und Bezahlsystem. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag, damit Lieferanten, Helfer und Foodtrucks zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Foodtrucks auswählen

    2 Personen

  • Foodtrucks bestätigen

  • Strombedarf ermitteln

    2 Personen

  • Stromplan erstellen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Vereinbarungen mit Lieferanten festhalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Versicherung prüfen

  • Sicherheit und Aufsicht organisieren

  • Müllabholung vereinbaren

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Armbänder und Münzen zählen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren lagern

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Foodtrucks empfangen

    3 Personen

  • Foodtruck-Stellplätze abstecken

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffeestation aufbauen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Verpflegungspunkte auffüllen

    3 Personen

  • Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde auf dem Gelände durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Foodtrucks unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    3 Personen

  • Tische abwischen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Getränke auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Foodtrucks abfahren lassen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Zelte und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Restbestand sortieren

    2 Personen

  • Kühlware zurückstellen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfallcontainer abholen lassen

  • Kaution und Zahlungsmittel abwickeln

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • Anmeldungstisch
  • Klappbare Bar

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • KaffeebecherAnz. 300
  • TellerAnz. 400
  • BestecksetsAnz. 400
  • KaffeelöffelAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 4
  • Megafon
  • HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • Festival-BannerAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 8
  • AufstellerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • Programmatische PosterAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • KellenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe außerdem früh, ob Versicherung, Müllabholung und Toiletten für die erwartete Gästezahl abgedeckt sind.
  • Fordere von jedem Foodtruck den konkreten Strombedarf an und trage alle Angaben in einen Stromplan ein. Plane Kabelwege mit Kabelmatten und halte Verlängerungskabel sowie Handlampen für den Aufbau und Abend bereit.
  • Lege die Stellplätze im Lageplan fest und markiere sie vor dem Eintreffen der Trucks. Reserviere zwischen Fahrzeugen, Zelten und Sitzbereichen ausreichend Wege für Gäste, Lieferanten und Sicherheitskräfte.
  • Schließe Vereinbarungen mit den Foodtruck-Betreibern schriftlich ab, einschließlich Ankunftszeit, Standfläche, Strom, Bezahlung und Abbau. So lassen sich fehlende Zusagen spätestens einige Tage vor dem Festival nachverfolgen.
  • Zähle Armbänder, Münzen, Becher, Teller und Besteck vor dem Einkauf und erneut beim Zusammenstellen der Materialien. Kühlwaren gehören erst kurz vor dem Aufbau in Kühlschränke oder Kühlboxen, damit die Kühlkette nicht unnötig lange unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Foodtruck-Festival organisieren?
Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Foodtrucks, Versicherung, Stromplanung und Toiletten brauchen oft mehrere Abstimmungen; die endgültigen Zusagen solltest du spätestens 2 Wochen vorher prüfen.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?
Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck für etwa 50 bis 75 Gäste rechnen, abhängig von Menü und Ausgabezeit. Für 150 Gäste sind daher meist 2 bis 3 Trucks sinnvoll, damit sich die Warteschlangen nicht zu stark verlängern.
Was muss man beim Strom für Foodtrucks beachten?
Lass dir von jedem Truck den Anschlusswert und die benötigten Steckdosen nennen und erstelle daraus einen gemeinsamen Stromplan. Kläre die Angaben mindestens 2 Wochen vor dem Termin und teste die vorgesehenen Kabelwege beim Aufbau.
Wie plant man Sitzplätze und Ausstattung für ein Foodtruck-Festival?
Plane für etwa 60 bis 70 Prozent der Gäste gleichzeitig einen Sitz- oder Stehplatz ein, ergänzt durch Biertische, Klappstühle und Stehtische. Anmeldungstisch, Bar, Kühlschränke, Becher, Geschirr und Bezahlsystem sollten spätestens am Vortag gezählt und bereitgestellt werden.

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