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Checklist para organizar un festival de food trucks

Un festival de food trucks necesita más coordinación que una reunión con varios puestos de comida. Antes de anunciarlo, tendrás que cerrar la fecha y el lugar, tramitar permisos, confirmar proveedores y calcular la electricidad disponible. Después vienen el plano, los baños, la seguridad, los residuos y el montaje de carpas, mesas y señalización. Esta checklist te ayuda a ordenar las 67 tareas y los 50 materiales del plan para que no tengas que resolver lo esencial el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y lugar

    2 personas

  • Solicitar permisos

  • Seleccionar foodtrucks

    2 personas

  • Confirmar food trucks

  • Inventariar las necesidades de electricidad

    2 personas

  • Hacer el plan de electricidad

    2 personas

  • Desarrollar el plano

    2 personas

  • Establecer acuerdos con proveedores

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Hacer reservas

  • Comprobar el seguro

  • Organizar la seguridad y la vigilancia

  • Coordinar la recogida de residuos

  • Comprobar los baños

    2 personas

  • Contar las pulseras y las fichas

    2 personas

  • Comprobar la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Almacenar los productos refrigerados

    2 personas

  • Reunir los materiales

    3 personas

  • Preparar señales de ruta

    2 personas

Evento

  • Recibir los food trucks

    3 personas

  • Delimitar los puestos de foodtrucks

    3 personas

  • Montar las carpas

    4 personas

  • Conectar la corriente

    2 personas

  • Colocar mesas y sillas

    4 personas

  • Colocar puntos de recogida de basura

    2 personas

  • Colgar la iluminación

    3 personas

  • Colgar la decoración

    3 personas

  • Montar el mostrador de información

    2 personas

  • Montar el punto de pago

    2 personas

  • Enfriar las bebidas

    3 personas

  • Montar el punto de café

    2 personas

  • Preparar la vajilla y los cubiertos

    2 personas

  • Abastecer los puntos de restauración

    3 personas

  • Colocar señales de ruta y seguridad

    2 personas

  • Realizar una ronda de seguridad del recinto

    2 personas

  • Instruir a los voluntarios

    2 personas

  • Recibir a los visitantes

    4 personas

  • Proporcionar información

    2 personas

  • Procesar pagos

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Apoyar a los food trucks

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar puntos de residuos

    3 personas

  • Limpiar las mesas

    2 personas

  • Comprobar los baños

    2 personas

  • Comprobar el inventario

    2 personas

  • Reponer bebidas

    2 personas

  • Anunciar los últimos pedidos

  • Guiar a los visitantes hacia la salida

    3 personas

  • Hacer salir a los food trucks

    2 personas

Seguimiento

  • Cortar la electricidad

    2 personas

  • Desmontar las carpas y la decoración

    4 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Recoger la basura

    4 personas

  • Limpiar el recinto

    4 personas

  • Limpiar la vajilla y los materiales

    3 personas

  • Clasificar el stock sobrante

    2 personas

  • Volver a colocar los productos refrigerados

    2 personas

  • Inventariar materiales

    2 personas

  • Devolver los objetos prestados

    2 personas

  • Recoger los contenedores de residuos

  • Gestionar la fianza y los medios de pago

    2 personas

  • Recoger facturas de proveedores

  • Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Carpas de fiestacant. 4
  • Mesas de cervezacant. 12
  • Sillas plegablescant. 60
  • Mesas altascant. 8
  • Mostrador de recepción
  • Barra plegable

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 500
  • Tazas de cafécant. 300
  • Platoscant. 400
  • Cubiertoscant. 400
  • Cucharillas de cafécant. 150
  • Bandejas de servircant. 12

Equipo

  • Neverascant. 2
  • Neveras portátilescant. 6
  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Cables alargadorescant. 8
  • Regletascant. 8
  • Alfombrillas para cablescant. 12
  • Terminales de pagocant. 2
  • Walkie-talkiescant. 4
  • Megáfono
  • Linternas de manocant. 6

Iluminación

  • Guirnaldas de lucescant. 8
  • Lámparas LEDcant. 12

Decoración

  • Guirnaldascant. 10
  • Banners del festivalcant. 6
  • Globoscant. 100
  • Mantelescant. 20
  • Pizarrascant. 8
  • Carteles de aceracant. 6
  • Carteles direccionalescant. 10
  • Pósteres del programacant. 20

Cocina

  • Tablas de cortarcant. 6
  • Cuchillos de chefcant. 6
  • Jarras medidorascant. 4
  • Cajas de almacenamientocant. 12
  • Termoscant. 6
  • Contenedores para hielocant. 4
  • Pinzascant. 8
  • Cucharonescant. 6

Limpieza

  • Papeleracant. 12
  • Contenedores de basuracant. 4
  • Sets de escobacant. 4
  • Limpiacristalescant. 2
  • Cuboscant. 6
  • Paños de limpiezacant. 30
  • Dispensadores de jabón de manoscant. 6
  • Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

  • Compras

Consejos

  • Empieza por la fecha y el lugar con varias semanas de margen: los permisos, el seguro y la disponibilidad de los food trucks pueden tardar más que las invitaciones.
  • Pide a cada food truck su consumo eléctrico y sus necesidades de espacio antes de dibujar el plano. Así evitarás sobrecargar regletas o colocar puestos demasiado lejos de las conexiones.
  • Confirma por escrito el número de puestos, los horarios de llegada y lo que aporta cada proveedor. Incluye también quién lleva neveras, terminales de pago, vajilla y material de servicio.
  • Calcula los baños, las mesas y las zonas de espera según la asistencia prevista, y marca las rutas con señales visibles. Las pulseras, fichas y pizarras suelen olvidarse hasta el último momento.
  • El día del festival, recibe los food trucks antes de abrir al público y deja tiempo para montar carpas, cables con sus alfombrillas, iluminación y recepción. Guarda los productos refrigerados en neveras en cuanto lleguen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de food trucks?
Empieza al menos entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, comprobar el seguro, confirmar los food trucks y cerrar el plano eléctrico antes de enviar las invitaciones.
¿Cuántos food trucks necesito para un festival?
Como punto de partida, calcula un food truck por cada 75-100 asistentes, ajustando la cifra según la duración y la variedad de menús. Confirma además que haya opciones suficientes para las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Cuándo hay que hacer el plan de electricidad?
Hazlo en cuanto tengas confirmados los food trucks, idealmente 3-4 semanas antes del festival. Pide el consumo de cada puesto y reserva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables antes del montaje.
¿A qué hora deben llegar los food trucks?
Programa la llegada al menos 2 horas antes de abrir al público. Ese tiempo permite delimitar los puestos, comprobar las conexiones, montar carpas y resolver retrasos sin bloquear la entrada de asistentes.

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