Organiser un festival de food trucks sans rien oublier
Un festival de food trucks se prépare comme un petit site de restauration temporaire : il faut coordonner les camions, les visiteurs, l’électricité, les paiements et les déchets. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations et les accords avec les fournisseurs. Dans les dernières semaines, vérifie les besoins alimentaires, les réservations et le matériel. Le jour J, prévois un accueil clair, des emplacements délimités et une personne capable de résoudre rapidement les problèmes sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Sélectionner les food trucks
2 personnes
Confirmer les food trucks
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
Établir le plan électrique
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Fixer les accords avec les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier l’assurance
Organiser la sécurité et la surveillance
Organiser la collecte des déchets
Vérifier les toilettes
2 personnes
Compter les bracelets et les jetons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Événement
Accueillir les food trucks
3 personnes
Délimiter les emplacements des food trucks
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Réapprovisionner les points de restauration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
Effectuer une ronde de sécurité du site
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Soutenir les food trucks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les dernières commandes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Faire partir les foodtrucks
2 personnes
Suivi
Couper l’électricité
2 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Trier les stocks restants
2 personnes
Remettre les produits frais au frais
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire enlever les bennes à déchets
Gérer la caution et les moyens de paiement
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de bièreqté 12
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 8
- Table d'accueil
- Bar pliant
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Gobelets à caféqté 300
- Assiettesqté 400
- Couvertsqté 400
- Cuillères à caféqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Mégaphone
- Lampes de pocheqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Bannières du festivalqté 6
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Chevalets de trottoirqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Affiches du programmeqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Thermosqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Pincesqté 8
- Louchesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les food trucks plusieurs semaines à l’avance et confirme par écrit leur horaire d’arrivée, leur emplacement, leurs besoins électriques et les conditions convenues. Un simple accord oral laisse trop de points ouverts le jour du festival.
- Établis le plan électrique avant l’installation. Recense la puissance demandée par chaque camion, prévois les rallonges, multiprises et passe-câbles nécessaires, puis garde les câbles hors des zones de passage.
- Prépare le parcours des visiteurs avant d’installer les tentes et les tables. Place la table d’accueil, les panneaux de direction et les zones de file de façon à éviter que les files bloquent l’accès aux toilettes ou aux autres stands.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats finaux. Utilise ces informations pour prévoir les quantités de vaisselle, de gobelets, de jetons ou de bracelets, au lieu d’attendre le matin du festival pour compter ce qui manque.
- Désigne une équipe d’accueil et de coordination pour l’arrivée des camions. Donne-lui des talkies-walkies, un plan imprimé et une liste de contacts : les retards, les branchements et les changements d’emplacement sont fréquents dans la première heure.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un festival de food trucks ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les food trucks et les besoins électriques doivent être confirmés avant les dernières semaines, qui sont consacrées aux inscriptions, aux achats et à la préparation du site.
- Combien de food trucks prévoir pour un festival ?
- Le nombre dépend du public attendu et de la durée, mais prévois au moins 1 food truck pour 75 à 100 personnes lorsque plusieurs types de repas sont proposés. Ajoute une solution adaptée aux besoins végétariens, allergènes ou spécifiques recensés lors des inscriptions.
- Quand confirmer les food trucks pour un festival ?
- Confirme-les au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement, avec l’heure d’arrivée, les dimensions de leur emplacement, les branchements et les conditions convenues. Recontacte chaque camion 3 à 5 jours avant pour vérifier qu’aucun détail n’a changé.
- Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un festival de food trucks ?
- Demande à chaque food truck sa puissance maximale et le type de prise nécessaire au moins 3 semaines à l’avance. Fais ensuite un plan séparant les circuits, avec rallonges, multiprises et passe-câbles, sans faire passer de câble dans une zone de circulation non protégée.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !