Festivalconcert organiseren: checklist van planning tot afbouw

Een festivalconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet bezoekers informeren, techniek en verlichting reserveren, catering afstemmen en vrijwilligers op de juiste momenten inzetten. Deze checklist loopt van datum en locatie tot entree, infopunt, kabels en de laatste controle op het terrein. Gebruik het plan om taken te verdelen en voorkom dat essentiële zaken, zoals dieetwensen, parkeerinformatie of een afgedrukt draaiboek, pas op de concertdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Geluidsset reserveren
2 personen
Verlichting reserveren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeerinformatie maken
Route naar terrein delen
Vergunningen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Entreebandjes sorteren
2 personen
Infopunt voorbereiden
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsset opbouwen
5 personen
Microfoons aansluiten
3 personen
Lichtset opbouwen
4 personen
Stroomkabels aanleggen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tent opbouwen
5 personen
Bar inrichten
4 personen
Buffet inrichten
4 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Entree inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Techniek testen
4 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deuren openen
6 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Entreebandjes uitdelen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Geluidsniveau bewaken
2 personen
Licht bedienen
2 personen
Bar openen
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Toegangen vrijhouden
2 personen
Programma omroepen
Laatste optreden aankondigen
Uitloop begeleiden
4 personen

Nazorg

Bar sluiten
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Podium afbouwen
6 personen
Geluidsset afbouwen
5 personen
Lichtset afbouwen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Sleutels terugbrengen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 16
Klaptafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 100

Apparatuur

Geluidsset
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Podiummonitorenaantal 4
Draaiorgel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Steekwagensaantal 2

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Openersaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Artiestenbordjesaantal 8
Toegangsbordenaantal 6
Polsbandjesaantal 400
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 30
Programmafoldersaantal 400
Plakbandaantal 10
Scharenaantal 10
Klembordenaantal 8

Catering

Boodschappen
Menubordenaantal 6
Prijskaartenaantal 20
Contantgeldkassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Kassabakkenaantal 3
Koelroostersaantal 8
Drankkrattenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Tips

Leg geluidsset, mengtafel, microfoons, microfoonstatieven en podiummonitoren ruim vooraf vast. Plan op de opbouwdag tijd voor een volledige soundcheck; alleen apparatuur klaarzetten is niet genoeg.
Controleer uiterlijk 48 uur voor aanvang de weersverwachting en maak daarna de definitieve indeling van partytenten, afzethekken en kabelgoten. Houd zaklampen en batterijlantaarns apart voor de avond en noodsituaties.
Verwerk dieetwensen voordat je de catering definitief reserveert. Tel vervolgens borden, besteksets, opscheplepels, herbruikbare bekers en wijnglazen per eet- en drinkpunt, zodat je niet tijdens het concert hoeft bij te vullen.
Geef bezoekers vooraf route- en parkeerinformatie en richt op de dag zelf een duidelijk infopunt in. Sorteer entreebandjes en leg de kassa klaar voordat de eerste bezoekers arriveren; entree en informatie mogen niet tegelijk nog opgebouwd worden.
Druk het draaiboek en de contactlijst af en geef ze aan de coördinatoren van podium, catering, entree en vrijwilligers. Noteer per onderdeel één aanspreekpunt en een telefoonnummer, zodat wijzigingen niet via meerdere tussenpersonen lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een festivalconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Reserveer geluidsset, verlichting en catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een festivalconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf op, zodat catering en terreinindeling definitief kunnen worden gemaakt.
Wat moet ik op de dag van een festivalconcert eerst regelen?: Start met terrein afzetten en de opbouw van podium, geluidsset en verlichting. Plan daarna de soundcheck; entreebandjes, kassa en infopunt moeten uiterlijk 30 minuten voor de verwachte aankomst van bezoekers klaarstaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een festivalconcert?: Plan minimaal één coördinator per werkgebied: entree, infopunt, catering, podium en terrein. Bij vijf werkgebieden zijn dat dus minstens 5 coördinatoren, aangevuld met extra vrijwilligers voor piekmomenten zoals entree en afbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.