Checklist pour organiser un concert de festival

Un concert de festival demande une coordination précise entre artistes, technique, accueil, restauration et bénévoles. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre, des premières réservations au montage de la scène. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, itinéraire, bracelets, câblage et informations de stationnement. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’éclairage
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer les informations de stationnement
Partager l’itinéraire vers le site
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Trier les bracelets d’entrée
2 personnes
Préparer le point d’information
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Monter le système de sonorisation
5 personnes
Brancher les microphones
3 personnes
Monter le kit d’éclairage
4 personnes
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter la tente
5 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la technique
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
6 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets d’entrée
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
Gérer l’éclairage
2 personnes
Ouvrir le bar
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les accès
2 personnes
Annoncer le programme
Annoncer le dernier numéro
Encadrer la sortie
4 personnes

Suivi

Fermer le bar
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter l’installation sonore
5 personnes
Démonter l'éclairage
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rapporter les clés
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 8
Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 16
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Barrières de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Tasses à caféqté 100

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Moniteurs de scèneqté 4
Orgue de barbarie
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 20
Panneaux d'artisteqté 8
Panneaux d’accèsqté 6
Braceletsqté 400
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 400
Ruban adhésifqté 10
Ciseauxqté 10
Presse-papiersqté 8

Catering

Courses
Panneaux de menuqté 6
Cartes de prixqté 20
Caisses de caisse en espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 3
Grilles de refroidissementqté 8
Casiers de boissonsqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Conseils

Réserve la sonorisation, la table de mixage, les microphones et les retours de scène suffisamment tôt : le matériel technique ne se remplace pas facilement la veille. Prévois aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles.
Ne laisse pas les autorisations et les informations de stationnement pour la dernière semaine. Vérifie-les au moins 4 semaines avant le concert et partage l’itinéraire avec les invités et les bénévoles.
Prépare un planning imprimé et une liste de contacts le jour du montage. Ajoute les horaires d’arrivée des artistes, du catering, des techniciens et des bénévoles pour éviter les appels inutiles.
Pour l’accueil, trie les bracelets d’entrée avant l’ouverture et installe un point d’information clairement visible. Prépare également la caisse et une solution de paiement de secours au moins 1 heure avant l’arrivée du public.
Regarde les prévisions météo 48 heures avant le festival, puis une dernière fois le matin même. Les tentes, barrières, éclairages sur batterie et lampes de poche doivent être accessibles avant le montage de la scène.

Questions fréquentes

Quand réserver la sonorisation pour un concert de festival ?: Réserve le système de sonorisation, les microphones, les moniteurs et la table de mixage dès que la date et les artistes sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de vérifier la compatibilité du matériel et les besoins techniques.
Combien de temps faut-il pour monter une scène de festival ?: Prévois au minimum une demi-journée pour monter la scène, les éléments de podium, les escaliers, les barrières et l’éclairage. Ajoute ensuite 2 à 3 heures pour installer le système de sonorisation, effectuer les branchements et faire les tests.
Quand envoyer les invitations pour un concert de festival ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de festival ?: La veille, vérifie les prévisions météo, le balisage, les bracelets, les contacts, le déroulé imprimé et le matériel d’accueil. Refroidis les boissons et confirme les horaires avec les artistes, le catering, les techniciens et les bénévoles avant la fin de la journée.

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