Festivalkonzert organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Festivalkonzert braucht mehr als Bühne und Musik: Gelände, Genehmigungen, Einlass, Strom, Licht, Catering und Helfer müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Künstlern und arbeite dich anschließend durch Programm, Gästezahlen und Dienstleister. Spätestens eine Woche vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkinfos und Anfahrtsroute feststehen. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereitetes Infopunkt, sortierte Eintrittsbändchen und eine gedruckte Kontaktliste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstler festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Soundanlage reservieren
2 Personen
Beleuchtung reservieren
Freiwillige einplanen
2 Personen
Parkinformationen erstellen
Route zum Gelände teilen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Eintrittsbändchen sortieren
2 Personen
Infopunkt vorbereiten
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Soundsystem aufbauen
5 Personen
Mikrofone anschließen
3 Personen
Lichtset aufbauen
4 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Zelt aufbauen
5 Personen
Bar einrichten
4 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Infopunkt einrichten
2 Personen
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Technik testen
4 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
6 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Einlassbänder ausgeben
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Lautstärke überwachen
2 Personen
Licht steuern
2 Personen
Bar öffnen
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Zugänge freihalten
2 Personen
Programm durchsagen
Letzten Auftritt ankündigen
Auslauf begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
4 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Soundsystem abbauen
5 Personen
Lichtanlage abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 8
BiertischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 16
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12
KaffeetassenAnz. 100

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
BühnemonitoreAnz. 4
Drehorgel
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
AkkuschrauberAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Festival-BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
Künstler-SchilderAnz. 8
ZugangsschilderAnz. 6
ArmbänderAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 250
StifteAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 400
KlebebandAnz. 10
ScherenAnz. 10
KlemmbretterAnz. 8

Catering

Einkäufe
MenükartenAnz. 6
PreisschilderAnz. 20
Kassen für BargeldAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
KassenboxenAnz. 3
KühlrosteAnz. 8
GetränkekistenAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Tipps

Plane Soundanlage, Mischpult, Mikrofone und Bühnenmonitore nicht erst beim Aufbau ein: Reserviere die Technik mehrere Wochen vorher und kläre, wer sie bedient.
Prüfe die Strom- und Wegeplanung vor dem Aufbau. Verlängerungskabel gehören in Kabelkanäle, Absperrgitter müssen Wege, Bühne und sensible Technik schützen.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und teile die Ausgabe auf Bar und Infopunkt auf. Wiederverwendbare Becher solltest du nach der erwarteten Gästezahl plus etwa 10 Prozent bereitlegen.
Lege den Ablauf nicht nur digital ab: Drucke Drehbuch und Kontaktliste spätestens am Vortag aus und gib eine Kopie an Bühnenleitung, Technik und Infopunkt.
Warte mit der Wetterentscheidung nicht bis zum Konzerttag. Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und stelle Partyzelte, Beleuchtung, Taschenlampen und einen Plan für nasse Wege bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Festivalkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlern und Genehmigungen. Technik, Catering und Beleuchtung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Was muss man für ein Festivalkonzert an Technik einplanen?: Für den Aufbau brauchst du mindestens Soundanlage, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Bühnenmonitore. Plane für Soundcheck und Verkabelung mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein.
Wie viele Helfer braucht ein Festivalkonzert?: Rechne mindestens mit je einer verantwortlichen Person für Einlass, Infopunkt, Bühne und Technik sowie zusätzlicher Hilfe für Catering und Aufbau. Für eine größere Veranstaltung solltest du pro 50 bis 75 Gäste mindestens eine Ansprechperson einplanen.
Wann sollte man Einladungen und Parkinformationen verschicken?: Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und aktualisiere die Teilnehmerzahlen spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Parkhinweise und die Route zum Gelände gehören spätestens mit der Anmeldebestätigung an die Gäste.

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