Checklist para organizar un concierto de festival

Organizar un concierto de festival requiere coordinar artistas, público, proveedores y montaje en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el recinto y los permisos; después cierra el programa, las inscripciones y los servicios técnicos. En los últimos días tendrás que preparar acreditaciones, catering, bebidas, información de acceso y turnos de voluntariado. Esta checklist te ayuda a llegar al día del concierto con el escenario, el sonido, la iluminación y el equipo de trabajo listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Reservar el equipo de sonido
2 personas
Reservar la iluminación
Programar voluntarios
2 personas
Crear información de aparcamiento
Compartir la ruta hasta el recinto
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Clasificar las pulseras de entrada
2 personas
Preparar el punto de información
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el equipo de sonido
5 personas
Conectar los micrófonos
3 personas
Montar el set de luces
4 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la carpa
5 personas
Montar la barra
4 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar la entrada
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar la técnica
4 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
6 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras de entrada
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Vigilar el nivel de sonido
2 personas
Controlar la iluminación
2 personas
Abrir el bar
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres los accesos
2 personas
Anunciar el programa
Anunciar la última actuación
Gestionar la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
Desmontar el set de luces
4 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Devolver las llaves
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de buffetcant. 8
Mesas de cervezacant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 16
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Vallas de separacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12
Tazas de cafécant. 100

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Monitores de escenariocant. 4
Órgano de feria
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Taladros de bateríacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10
Linternascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 20
Placas de los artistascant. 8
Señales de accesocant. 6
Pulserascant. 400
Pegatinas con nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 30
Folletos del programacant. 400
Cinta adhesivacant. 10
Tijerascant. 10
Portapapelescant. 8

Catering

Compras
Carteles del menúcant. 6
Tarjetas de precioscant. 20
Cajas registradoras para efectivocant. 2
Terminales de pagocant. 3
Cajas de la cajacant. 3
Rejillas de ventilacióncant. 8
Cajas de bebidascant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los artistas antes de publicar invitaciones: cualquier cambio afecta al programa, al catering y a la reserva del equipo técnico.
Reserva el sonido y la iluminación con antelación y confirma por escrito qué incluye cada proveedor. Programa una prueba técnica antes de abrir las puertas, no durante la llegada del público.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y entrega ese número al catering varios días antes. Prepara mesas de buffet, vajilla y vasos reutilizables antes de que empiece el servicio.
Asigna turnos de voluntarios con horas concretas para información, pulseras, caja, aparcamiento y cierre. Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos para que nadie dependa del teléfono durante el montaje.
Comprueba el pronóstico y prepara una alternativa para lluvia, además de revisar cables, regletas y canaletas antes de montar el escenario. Comparte la ruta al recinto y la información de aparcamiento como mínimo 48 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de festival?: Empieza a coordinarlo al menos 8 semanas antes, sobre todo si participan varios artistas o necesitas permisos. Deja la última semana para confirmar proveedores, voluntarios, catering y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que reservar el sonido y la iluminación para un concierto?: Reserva ambos servicios entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Confirma una semana antes los horarios de carga, montaje, prueba de sonido y desmontaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto de festival?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada función crítica: información, entradas, caja, aparcamiento, backstage y cierre. Para un evento con 100 asistentes, calcula al menos 6 personas por turno y añade un coordinador.
¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?: Confirma las cantidades con el catering entre 5 y 7 días antes y compra las bebidas con margen para enfriarlas el mismo día. Empieza la preparación del servicio entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas.

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