LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een expositierondleiding organiseren

Een expositierondleiding vraagt om meer dan een goede vertelling. Je regelt vooraf de locatie, tijd, rondleiders en aanmeldingen, maar ook de route, bijschriften en publieksstroom. Op de dag zelf moeten ontvangst, badges, techniek en catering tegelijk klaarstaan zonder dat kunstwerken worden gehinderd. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van reservering en uitnodiging tot briefing, ontvangst en afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie en tijd reserveren

  • Rondleiders vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Rondleidingen indelen

  • Bezoekersinformatie maken

  • Route en publieksstroom bepalen

    2 personen

  • Kunstwerken controleren

    2 personen

  • Bijschriften controleren

    2 personen

  • Rondleidingsverhalen voorbereiden

    3 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Catering inkopen

    2 personen

  • Bezoekerslijst afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Routeborden ophangen

    2 personen

  • Verlichting en techniek testen

    2 personen

  • Kunstwerken vrijmaken

    2 personen

  • Briefing rondleiders geven

    3 personen

Event

  • Ontvangstbalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Naambadges uitdelen

  • Eerste rondleiding begeleiden

    2 personen

  • Tweede rondleiding begeleiden

    2 personen

  • Derde rondleiding begeleiden

    2 personen

  • Hapjes en dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Tentoonstellingsruimtes controleren

    2 personen

  • Bezoekersvragen beantwoorden

    2 personen

  • Laatste rondleiding begeleiden

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Ontvangsttafel
  • Buffettafelsaantal 3
  • Bistrotafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 60
  • Kapstokaantal 2
  • Afzetpalenaantal 8

Servies

  • Glazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80

Keuken

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveerbladenaantal 6
  • Schaaltjesaantal 12
  • Serveertangenaantal 6

Apparatuur

  • Laptop
  • Barcode- of QR-scanner
  • Printer
  • Draagbare speakeraantal 2
  • Draadloze microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

  • Routebordenaantal 12
  • Naambadgesaantal 80
  • Badgehoudersaantal 80
  • Tafelkledenaantal 9

Verlichting

  • LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2
  • Microvezeldoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de groepsindeling zodra de aanmeldingen binnenkomen. Houd rekening met de capaciteit van de ruimte en werk met meerdere rondleidingen als één groep de kunstwerken of doorgangen te veel belast.
  • Controleer kunstwerken en bijschriften niet pas op de dag zelf. Plan een aparte controle vóór de opbouw, zodat fouten, losse onderdelen of geblokkeerde werken nog kunnen worden opgelost.
  • Test laptop, speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op locatie. Loop daarna de volledige route met de apparatuur, want een goed geluid bij de ontvangst zegt niets over de verstaanbaarheid achter in de zaal.
  • Richt ontvangst en catering apart van de kunstwerken in. Zet de ontvangsttafel, bezoekerslijst en badges vóór binnenkomst klaar en plaats buffet, glazen en afvalbakken zo dat bezoekersstromen elkaar niet kruisen.
  • Geef rondleiders een korte briefing vlak vóór de opening. Bespreek per groep de route, starttijd, maximale duur, praktische aanwijzingen en wie vragen opvangt als een bezoeker later aansluit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een expositierondleiding organiseren?
Reserveer locatie en tijd bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg rondleiders en de uitnodiging daarna snel vast, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en groepsindeling te verwerken.
Hoeveel bezoekers kunnen er in één rondleiding?
Dat hangt af van de zaal en de verstaanbaarheid, maar houd voor een compacte rondleiding vaak rekening met ongeveer 10 tot 15 bezoekers per groep. Plan meerdere starttijden als de route smal is of werken kwetsbaar opgesteld staan.
Wanneer moet ik de techniek voor een expositierondleiding testen?
Test alle techniek minstens één dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Loop met de draadloze microfoon en speaker de hele route, inclusief plekken waar bezoekers achteraan staan.
Wanneer zet ik catering en ontvangst klaar?
Richt ontvangst en buffet ongeveer 60 tot 90 minuten vóór de eerste rondleiding in. Koel dranken, zet koffieapparatuur en servies klaar, druk de bezoekerslijst af en controleer daarna opnieuw routeborden en kunstwerken.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!