Checklist para organizar una visita guiada a una exposición

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las reservas y las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes imprimir la lista de visitantes, preparar las acreditaciones y ajustar el número de guías y grupos.
• Define la ruta antes de preparar las historias de la visita guiada. Señala los cambios de dirección y calcula la duración de cada grupo para evitar cruces y esperas.
• Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de recibir al público: portátil, micrófono, altavoz, iluminación, cables y subtítulos. No dejes la comprobación del sonido para el inicio de la visita.
• Prepara la recepción al menos 60 minutos antes. Coloca la mesa, el escáner de códigos, la lista impresa, las acreditaciones y los portabadges en ese orden para que la entrada avance sin detener al grupo.
• Calcula las bebidas y los aperitivos según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas con tiempo. Monta el buffet después de la recepción para no bloquear el acceso ni mezclar la cola con las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita guiada a una exposición?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, la hora y los guías. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, cuando ya puedas preparar grupos, acreditaciones y catering.

¿Cuándo hay que probar la técnica de una visita guiada?

Haz una primera prueba el día anterior y una comprobación final entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Prueba también el micrófono inalámbrico, el altavoz, los subtítulos y cualquier portátil conectado.

¿Cuándo se prepara la recepción de una exposición?

Monta la recepción al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Deja preparados la lista de visitantes, el escáner de códigos o QR, las acreditaciones y el material para resolver incidencias.

¿Cuántos guías hacen falta para una visita guiada?

Depende del aforo y de la capacidad del espacio, pero planifica un grupo por guía y evita grupos demasiado grandes para mantener la ruta fluida. Confirma el número definitivo de asistentes 7 días antes y da el briefing a los guías antes de la apertura.

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