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Checkliste für eine gut organisierte Ausstellungsführung

Bei einer Ausstellungsführung müssen Ausstellung, Rundgänge und Empfang gleichzeitig funktionieren. Beginne früh mit Ort, Zeit und den Einsätzen der Guides, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Führungsgruppen, Besucherinformationen und der Publikumsfluss. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweiser, getestete Technik und ein besetzter Empfang darüber, ob die 45 Aufgaben ohne Verzögerungen ineinandergreifen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Zeit reservieren

  • Guide-Einsätze festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Führungen einteilen

  • Besucherinformationen erstellen

  • Route und Publikumsfluss festlegen

    2 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Bildunterschriften prüfen

    2 Personen

  • Führungsgeschichten vorbereiten

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering einkaufen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Technik testen

    2 Personen

  • Kunstwerke freimachen

    2 Personen

  • Briefing für Rundgangsleiter geben

    3 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Erste Führung begleiten

    2 Personen

  • Zweite Führung begleiten

    2 Personen

  • Dritte Führung begleiten

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Ausstellungsräume kontrollieren

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Führung begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstisch
  • BuffetischeAnz. 3
  • BistrotischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Barcode- oder QR-Scanner
  • Drucker
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 9

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Führungsgruppen spätestens einige Tage vor dem Termin fest und teile Besucher mit besonderen Ernährungswünschen oder Zugangsbedürfnissen frühzeitig ein. So vermeidest du Änderungen direkt am Empfang.
  • Plane den Publikumsfluss vor dem Aufbau: Markiere Route, Engstellen und Wartebereiche mit Wegweisern oder Absperrpfosten, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Prüfe Kunstwerke, Bildunterschriften und Führungsgeschichten nicht erst beim Briefing. Gehe die Route einmal vollständig ab und teste dabei auch Lautsprecher oder kabelloses Mikrofon.
  • Richte den Empfang mit Besucherliste, Namensschildern, Badgehaltern und gegebenenfalls Barcode- oder QR-Scanner ein. Drucke die Liste zusätzlich aus, falls Laptop oder Scanner ausfallen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Buffet, Gläser, Tassen, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit. Für den Aufbau solltest du außerdem Verlängerungskabel, Abfallbehälter und zusätzliche Beleuchtung kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ausstellungsführung organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Ort, Zeit, Guides und Einladungen. In der letzten Woche bearbeitest du Anmeldungen, teilst Führungen ein und stellst Besucherinformationen fertig.
Wie viele Besucher sollte eine Führung haben?
Plane pro Guide eine überschaubare Gruppe von etwa 10 bis 15 Personen, damit alle die Kunstwerke sehen und die Erklärungen hören können. Bei größeren Gruppen sind mehrere Führungen oder feste Zeitfenster sinnvoll.
Wann muss die Technik für eine Ausstellungsführung getestet werden?
Teste Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, Scanner und Beleuchtung spätestens am Vortag und noch einmal 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel und eine einfache Papierliste als Ausweichlösung bereit.
Wann soll das Catering für eine Ausstellungsführung bereitstehen?
Stelle Getränke, Snacks und das Buffet mindestens 30 Minuten vor dem Empfang fertig. Getränke sollten dann bereits gekühlt und Gläser, Tassen, Teller sowie Besteck vollständig aufgelegt sein.

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