Checklist pour organiser une visite guidée d’exposition

Une visite guidée d’exposition réussie repose sur une préparation précise, bien avant l’arrivée du premier visiteur. Il faut coordonner le lieu, les guides, les inscriptions et le parcours, puis vérifier les œuvres, les cartels et le matériel technique. Le jour même, l’accueil, les badges, la signalétique et le buffet doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et l’heure
Fixer les guides
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les visites guidées
Créer les informations visiteurs
Déterminer le parcours et le flux du public
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Vérifier les légendes
2 personnes
Préparer les récits de visite
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Acheter le catering
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Tester l’éclairage et la technique
2 personnes
Dégager les œuvres d'art
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Guider la première visite
2 personnes
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
Animer la troisième visite guidée
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les espaces d’exposition
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Tables bistrotqté 6
Chaisesqté 60
Porte-manteauqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Lecteur de code-barres ou de QR code
Imprimante
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 9

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre maximal de participants par groupe au moment des inscriptions. Prévoyez ensuite la répartition des visites guidées et transmettez aux visiteurs leur horaire ou leur point de rendez-vous au moins 48 heures à l’avance.
Préparez les informations visiteurs avant d’imprimer la liste des inscrits. Vérifiez les noms, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès afin de ne pas devoir corriger les badges à l’accueil.
Faites le parcours complet avec les guides avant le jour de la visite. Contrôlez les œuvres, les légendes, l’éclairage et les zones de circulation, puis retirez tout obstacle autour des pièces exposées.
Testez la technique au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez le microphone sans fil, l’enceinte, l’ordinateur, le lecteur de QR code, les rallonges et les multiprises, car un simple câble manquant peut retarder tout le groupe.
Installez l’accueil et le buffet avant l’ouverture des portes, en laissant un passage dégagé vers les œuvres. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez des tables, des chaises, de la vaisselle et des poubelles en fonction du nombre de participants.

Questions fréquentes

Quand préparer une visite guidée d’exposition ?: Commencez la préparation au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu et les guides, puis gardez les 2 derniers jours pour les confirmations, l’impression des listes et les vérifications techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez 30 à 45 minutes avant le début de la visite pour installer le comptoir, vérifier les inscriptions et remettre les badges. Le contrôle des billets ou des QR codes est plus fluide si les visiteurs arrivent par vagues de 10 à 15 personnes.
Combien de guides faut-il pour une visite d’exposition ?: Le nombre dépend de la capacité souhaitée par groupe, mais prévoyez un guide par groupe de 15 à 20 visiteurs pour que chacun entende correctement les explications. Ajoutez une personne à l’accueil si plusieurs groupes commencent à des horaires différents.
Quand tester le matériel technique pour une visite guidée ?: Faites un premier test la veille, puis un second contrôle 60 minutes avant l’accueil. Testez notamment le microphone, l’enceinte, l’ordinateur, le lecteur de QR code, les rallonges et les multiprises sur place.

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