Zo organiseer je een expositieopening

Begin met de datum, openingstijden en genodigdenlijst; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Werk vervolgens het programma uit, leg sprekers en catering vast en stuur uitnodigingen op tijd. Plan de inrichting niet alleen op de dag zelf: kunstwerken moeten worden vervoerd, gecontroleerd en opgehangen, terwijl zaalteksten en bewegwijzering klaar moeten liggen. Controleer techniek, servies en ontvangstbenodigdheden uiterlijk een week vooraf. Zo houd je op de openingsdag ruimte over voor de laatste controle en ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositiedatum en tijd vastleggen
2 personen
2
Openingstijden afstemmen
2 personen
3
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingstekst schrijven
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Opening online aankondigen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma voor opening maken
2 personen
11
Sprekers en welkomstwoord vastleggen
2 personen
12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
13
Dranken en hapjes reserveren
14
Benodigdheden controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Bordjes en zaalteksten printen
2 personen
17
Bewegwijzering printen
18
Werkbeschrijvingen controleren
2 personen
19
Kunstwerken transporteren
3 personen
20
Kunstwerken uitpakken
3 personen
21
Kunstwerken op schade controleren
2 personen
22
Kunstwerken ophangen
3 personen
23
Sculpturen en objecten plaatsen
3 personen
24
Bijschriften bij werken plaatsen
2 personen
25
Zaalteksten ophangen
2 personen
26
Belichting op kunstwerken richten
2 personen
27
Techniek en muziek testen
2 personen
28
Presentatie openen en testen
29
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
30
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
31
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Cateringruimte inrichten
2 personen
34
Locatie schoonmaken
3 personen
35
Boodschappen doen
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Buffet en hapjestafels vullen
2 personen
40
Registratietafel klaarzetten
2 personen
41
Team kort instrueren
3 personen

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers registreren
2 personen
44
Bezoekers welkom heten
2 personen
45
Programma uitdelen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Opening aankondigen
52
Welkomstwoord uitspreken
53
Expositie officieel openen
54
Rondleiding verzorgen
2 personen
55
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
56
Toezicht houden in expositieruimte
2 personen
57
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
58
Afval tussentijds verwijderen
59
Bezoekers informeren over sluiting
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Meubilair terugzetten
3 personen
64
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
67
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
68
Kunstwerken controleren
2 personen
69
Kunstwerken verpakken
3 personen
70
Kunstwerken retourneren
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Bedankbericht versturen
73
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Kledingrek
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon
Laptop
Presentatiescherm
Laddersaantal 2
Gereedschapskist
Rolmaat
Waterpas
Handschoenenaantal 6

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Fotowand
Kleefhakenaantal 30
Sierlintaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkenopenersaantal 4
Theedozenaantal 2
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de opening en vraag om aanmelding. Bevestig de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je cateringhoeveelheden niet op aannames baseert.
Plan het transport en uitpakken van de kunstwerken minimaal 2 dagen voor de opening. Controleer ieder werk direct op schade en leg afwijkingen vast voordat je gaat ophangen of plaatsen.
Maak één definitieve zaalindeling met werken, sculpturen, bijschriften en zaalteksten. Hang bewegwijzering en teksten niet pas tijdens de opening op; print en controleer alles minstens 1 dag eerder.
Test microfoon, draagbare speaker, laptop en presentatiescherm 2 keer: bij de opbouw en opnieuw 1 uur voor aanvang. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de zichtbaarheid van kabels.
Richt een duidelijke ontvangstbalie in en zet glazen, servies, afvalbakken en tafelkleden klaar voordat gasten arriveren. Reserveer voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en vul water tijdig bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een expositieopening organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden en genodigdenlijst. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de opening en leg de laatste praktische details in de week ervoor vast.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een expositieopening?: Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de opening. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf af, zodat je dieetwensen, catering en de opstelling bij de ontvangstbalie kunt afstemmen.
Wanneer hang je kunstwerken op voor een opening?: Vervoer, pak uit en controleer de kunstwerken minimaal 2 dagen vooraf. Plan het ophangen, plaatsen van sculpturen en bevestigen van bijschriften uiterlijk 1 dag voor de opening, zodat je nog kunt corrigeren.
Hoeveel drank heb je nodig bij een expositieopening?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarnaast water klaar. Bereken de definitieve hoeveelheid na het sluiten van de aanmeldingen, ongeveer 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.