Cómo organizar la inauguración de una exposición

Organizar la inauguración de una exposición requiere coordinar dos cosas a la vez: que las obras estén listas y que los visitantes sepan cuándo acudir y qué esperar. Empieza por fijar la fecha, el horario y el programa; después gestiona invitados, inscripciones y catering. La instalación de las obras y los textos de sala debe quedar cerrada antes del día de apertura. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar los detalles que suelen dejarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y hora de la exposición
2 personas
2
Coordinar los horarios de apertura
2 personas
3
Preparar la lista de invitados
2 personas
4
Escribir el texto de invitación
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Anunciar la inauguración en línea
7
Gestionar inscripciones
8
Confirmar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Preparar el programa de inauguración
2 personas
11
Coordinar a los ponentes y el discurso de bienvenida
2 personas
12
Determinar las cantidades del catering
2 personas
13
Reservar bebidas y aperitivos
14
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
16
Imprimir carteles y textos de sala
2 personas
17
Imprimir señalización
18
Comprobar las descripciones de trabajo
2 personas
19
Transportar obras de arte
3 personas
20
Desembalar obras de arte
3 personas
21
Comprobar si las obras están dañadas
2 personas
22
Colgar obras de arte
3 personas
23
Colocar esculturas y objetos
3 personas
24
Colocar los rótulos de las obras
2 personas
25
Colgar los textos del salón
2 personas
26
Dirigir la iluminación hacia las obras de arte
2 personas
27
Probar la técnica y la música
2 personas
28
Abrir y probar la presentación
29
Comprobar la ruta y la accesibilidad
2 personas
30
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
31
Montar mesas y sillas
3 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Montar el espacio de catering
2 personas
34
Limpiar el lugar
3 personas
35
Hacer la compra
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar el punto de café y té
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Rellenar el buffet y las mesas de aperitivos
2 personas
40
Preparar la mesa de registro
2 personas
41
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

42
Abrir las puertas
2 personas
43
Registrar a los visitantes
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
45
Repartir el programa
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
50
Reponer aperitivos
2 personas
51
Anunciar la apertura
52
Dar la bienvenida
53
Inaugurar oficialmente la exposición
54
Realizar una visita guiada
2 personas
55
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
56
Vigilar la sala de exposición
2 personas
57
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
58
Retirar la basura de vez en cuando
59
Informar a los visitantes sobre el cierre
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

61
Recoger el catering
3 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
64
Recoger y llevar la basura
2 personas
65
Limpiar el lugar
3 personas
66
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
67
Apagar y guardar el equipo técnico
2 personas
68
Revisar las obras de arte
2 personas
69
Empaquetar las obras de arte
3 personas
70
Devolver las obras de arte
3 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento
73
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Taburetescant. 12
Mostrador de recepción
Perchero
Mantelescant. 8
Papeleracant. 6

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarracant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz portátil
Micrófono
Portátil
Pantalla de presentación
Escalerascant. 2
Caja de herramientas
Cinta métrica
Nivel
Guantescant. 6

Decoración

Decoración de mesacant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Photowall
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta decorativacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cajas de técant. 2
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y el horario antes de redactar la invitación. Deja al menos 3 semanas para enviarla y reserva tiempo para confirmar inscripciones y preferencias dietéticas.
Define el programa de inauguración con antelación: indica quién da la bienvenida, cuánto dura cada intervención y a qué hora comienza el discurso. Un programa de 60 a 90 minutos suele ser fácil de seguir.
Cierra las cantidades del catering según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Para el primer brindis, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol.
Programa el transporte y desembalaje de las obras varios días antes de la inauguración. Así puedes revisar daños, colgar las piezas, colocar esculturas y corregir etiquetas o textos sin trabajar con prisa.
Haz una prueba completa el día anterior: recorrido de entrada, recepción, señalización, micrófono, portátil, pantalla, iluminación y servicio de bebidas. Comprueba también cables, regletas, escaleras y herramientas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una inauguración de exposición?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y horario, enviar invitaciones con al menos 3 semanas de antelación, confirmar asistentes y terminar la instalación sin improvisaciones.
¿Cuándo se deben instalar las obras para una inauguración?: Transporta y desembala las obras como mínimo 2 o 3 días antes. Reserva el día anterior para comprobar daños, nivelar las piezas, colocar rótulos y revisar los textos de sala.
¿Cuánta bebida calcular para una inauguración de exposición?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona, incluyendo vino, agua y alternativas sin alcohol. Añade un margen del 10 al 15 % si la asistencia no está cerrada o si el evento dura más de 2 horas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de la inauguración?: Envíalas unas 3 semanas antes de la fecha y fija una fecha límite de respuesta entre 7 y 10 días antes. Así puedes ajustar el catering, las mesas, las sillas y las necesidades dietéticas.

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