Organiser une inauguration d’exposition, étape par étape

Une inauguration d’exposition se prépare dans un ordre précis : fixer les horaires, inviter les bonnes personnes, installer les œuvres, puis organiser l’accueil et le programme. Commencez par confirmer la date, les heures d’ouverture et le déroulé du mot de bienvenue. Prévoyez ensuite le transport et le contrôle des œuvres avant d’imprimer les cartels et la signalétique. Les derniers oublis concernent souvent les besoins alimentaires, les branchements et le matériel de prise de parole.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’heure de l’exposition
2 personnes
2
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Rédiger le texte d’invitation
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Annoncer l'ouverture en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Confirmer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir le programme de l’inauguration
2 personnes
11
Fixer les intervenants et le mot de bienvenue
2 personnes
12
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
13
Réserver les boissons et les snacks
14
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Imprimer les panneaux et les textes de salle
2 personnes
17
Imprimer la signalisation
18
Vérifier les descriptions de travail
2 personnes
19
Transporter les œuvres d’art
3 personnes
20
Déballer les œuvres d'art
3 personnes
21
Vérifier les œuvres pour détecter d’éventuels dégâts
2 personnes
22
Accrocher les œuvres
3 personnes
23
Installer les sculptures et les objets
3 personnes
24
Ajouter des légendes aux œuvres
2 personnes
25
Accrocher les textes de salle
2 personnes
26
Orienter l’éclairage sur les œuvres d’art
2 personnes
27
Tester la technique et la musique
2 personnes
28
Ouvrir et tester la présentation
29
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
30
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
34
Nettoyer le lieu
3 personnes
35
Faire les courses
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Remplir le buffet et les tables de snacks
2 personnes
40
Préparer la table d'inscription
2 personnes
41
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer le programme
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
51
Annoncer l'ouverture
52
Prononcer le mot de bienvenue
53
Ouvrir officiellement l’exposition
54
Assurer la visite guidée
2 personnes
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Assurer la surveillance dans l’espace d’exposition
2 personnes
57
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
58
Évacuer les déchets au fur et à mesure
59
Informer les visiteurs de la fermeture
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
3 personnes
64
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
67
Éteindre et ranger le matériel technique
2 personnes
68
Contrôler les œuvres
2 personnes
69
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
70
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
73
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Accueil
Portant à vêtements
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte portable
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation
Échellesqté 2
Boîte à outils
Mètre ruban
Niveau à bulle
Gantsqté 6

Décoration

Décoration de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Mur photo
Crochets adhésifsqté 30
Ruban décoratifqté 4
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Boîtes de théqté 2
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, les heures d’ouverture et le programme de l’inauguration. Confirmez les intervenants au moins 10 jours avant afin de finaliser le mot de bienvenue et l’ordre des prises de parole.
Envoyez les invitations suffisamment tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites une relance 5 à 7 jours avant l’ouverture et gardez une estimation du nombre de présents pour le traiteur.
Installez les œuvres avant de mettre en place l’accueil et le buffet. Après le transport et le déballage, vérifiez chaque œuvre, puis contrôlez l’alignement des cartels et des textes avec un mètre ruban et un niveau à bulle.
Testez le microphone, l’enceinte, l’ordinateur et l’écran au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : les prises disponibles sont souvent trop éloignées de l’espace de parole ou du buffet.
Préparez les verres, carafes, plateaux, thermos et poubelles avant l’ouverture des portes. Gardez une réserve de verres à eau et de serviettes accessible, car le réassort est souvent oublié une fois les premiers invités arrivés.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une inauguration d’exposition ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites une relance 5 à 7 jours avant et clôturez les confirmations quelques jours avant l’ouverture pour ajuster le catering.
Combien de temps prévoir pour installer une exposition avant l’inauguration ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour transporter, déballer, contrôler et accrocher les œuvres. Ajoutez 1 à 2 heures pour les cartels, les textes de salle, la signalétique et les tests techniques.
Quand tester le microphone et l’écran de présentation ?: Faites un premier test la veille si possible, puis un contrôle complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez le son, les câbles, les rallonges, les multiprises et la compatibilité de l’ordinateur avec l’écran.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une inauguration d’exposition ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre confirmé d’invités. Prévoyez séparément de l’eau, des boissons sans alcool et une réserve pour le réassort pendant les 2 premières heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.