Eine Ausstellungseröffnung Schritt für Schritt organisieren

Eine Ausstellungseröffnung gelingt, wenn zuerst der Ablauf und erst danach die Details feststehen. Lege Datum, Uhrzeit und Öffnungszeiten fest, kläre das Programm und verschicke die Einladungen frühzeitig. Parallel planst du Transport, Aufbau, Beschriftungen, Technik und Bewirtung. Besonders häufig werden Anmeldebestätigungen, Ernährungswünsche, ausreichend Gläser und die letzte Kontrolle der Kunstwerke zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ausstellungsdatum und -uhrzeit festlegen
2 Personen
2
Öffnungszeiten abstimmen
2 Personen
3
Gästeliste erstellen
2 Personen
4
Einladungstext schreiben
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Eröffnung online ankündigen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Anmeldungen bestätigen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Eröffnungsprogramm erstellen
2 Personen
11
Redner und Begrüßung festlegen
2 Personen
12
Cateringmengen festlegen
2 Personen
13
Getränke und Snacks reservieren
14
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Schilder und Saaltexte drucken
2 Personen
17
Beschilderung drucken
18
Arbeitsbeschreibungen prüfen
2 Personen
19
Kunstwerke transportieren
3 Personen
20
Kunstwerke auspacken
3 Personen
21
Kunstwerke auf Schäden prüfen
2 Personen
22
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
23
Skulpturen und Objekte aufstellen
3 Personen
24
Beschriftungen an den Werken anbringen
2 Personen
25
Raumtexte aufhängen
2 Personen
26
Beleuchtung auf Kunstwerke ausrichten
2 Personen
27
Technik und Musik testen
2 Personen
28
Präsentation öffnen und testen
29
Route und Zugänglichkeit prüfen
2 Personen
30
Fluchtwege freihalten
2 Personen
31
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
33
Cateringbereich einrichten
2 Personen
34
Location reinigen
3 Personen
35
Einkaufen gehen
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Buffet- und Snacktische auffüllen
2 Personen
40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
41
Team kurz einweisen
3 Personen

Event

42
Türen öffnen
2 Personen
43
Besucher registrieren
2 Personen
44
Besucher begrüßen
2 Personen
45
Programm verteilen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Getränke servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Eröffnung ankündigen
52
Begrüßungswort sprechen
53
Ausstellung offiziell eröffnen
54
Führung durchführen
2 Personen
55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
56
Aufsicht im Ausstellungsraum übernehmen
2 Personen
57
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
58
Abfall zwischendurch entfernen
59
Besucher über Schließung informieren
60
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Catering aufräumen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Möbel zurückstellen
3 Personen
64
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
67
Technik ausschalten und verstauen
2 Personen
68
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
69
Kunstwerke verpacken
3 Personen
70
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden
73
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
HockerAnz. 12
Empfangstresen
Kleiderständer
TischdeckenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
Laptop
Präsentationsbildschirm
LeiternAnz. 2
Werkzeugkiste
Maßband
Wasserwaage
HandschuheAnz. 6

Dekoration

TischdekorationAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
Fotowand
KlebehakenAnz. 30
DekorationsbandAnz. 4
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
TeedosenAnz. 2
MilchkännchenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Uhrzeit und Programm und arbeite dann rückwärts: Einladungen sollten mehrere Wochen vor der Eröffnung rausgehen, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
Plane den Aufbau nicht erst am Eröffnungstag. Transportiere die Kunstwerke vorher, prüfe jedes Stück direkt auf Schäden und halte Leitern, Maßband, Wasserwaage und Werkzeugkiste für die Hängung bereit.
Drucke Beschriftungen, Raumtexte und Wegweiser vor dem Aufbau. Kontrolliere sie anschließend vor Ort, weil sich Reihenfolge, Positionen oder Schreibweisen beim Einrichten noch ändern können.
Stimme Redebeiträge und Begrüßung minutengenau ab. Für Mikrofon, tragbaren Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm solltest du einen vollständigen Test einplanen, nicht nur eine Sichtprüfung.
Berechne Getränke und Snacks anhand der bestätigten Gästezahl und stelle Geschirr getrennt bereit: Weingläser, Wassergläser, Teller, Besteck und Servierutensilien werden sonst kurz vor Beginn zum Engpass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Ausstellungseröffnung einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis etwa 7 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Getränke realistisch geplant werden können.
Wie lange dauert der Aufbau einer Ausstellung?: Für Transport, Auspacken, Schadensprüfung, Hängung und Beschriftung solltest du mindestens einen halben bis ganzen Arbeitstag einplanen. Bei vielen Werken oder Skulpturen ist ein zusätzlicher Aufbau-Termin sinnvoll.
Wie viele Getränke braucht man für eine Ausstellungseröffnung?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, darunter Wasser und Wein oder alkoholfreie Alternativen. Plane zusätzlich Kaffee und Tee ein, wenn das Programm länger als 90 Minuten dauert.
Wann sollte die Technik für die Eröffnung getestet werden?: Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm spätestens am Vortag und noch einmal 30 bis 60 Minuten vor Beginn. Halte Verlängerungskabel und eine alternative Präsentationsdatei bereit.

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