Zo organiseer je een expositie zonder last-minute gedoe

Begin niet met de opening, maar met de ruimte, datum en deelnemende exposanten. Leg daarna snel vast welke werken komen, in welke formaten en hoe je ze registreert. Pas als de inhoud bekend is, kun je titellijsten, bijschriften, prijslijsten en uitnodigingen maken. Reserveer transport, hulpmiddelen en verlichting ruim vooraf; vooral ladders, gereedschap, LED-spots en stekkerdozen worden vaak pas bij de opbouw gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositieruimte reserveren
2
Expositiedatum vastleggen
2 personen
3
Deelnemende exposanten bevestigen
2 personen
4
Exposanteninformatie versturen
5
Inzendingen en formaten verzamelen
2 personen
6
Kunstwerken registreren
2 personen
7
Titellijsten samenstellen
2 personen
8
Bijschriften schrijven
2 personen
9
Prijslijst samenstellen
10
Uitnodigingen ontwerpen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Expositie online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering bestellen
16
Benodigdheden controleren
2 personen
17
Hulpmiddelen reserveren
18
Transport van werken plannen
2 personen
19
Persbericht versturen
20
Socialmediaberichten plaatsen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Kunstwerken ophalen
3 personen
23
Kunstwerken controleren
2 personen
24
Schadeformulieren invullen
2 personen
25
Ruimte schoonmaken
3 personen
26
Wanden en looproute meten
2 personen
27
Tentoonstellingsindeling uitzetten
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
29
Expositiewanden opbouwen
4 personen
30
Sokkels en vitrines plaatsen
3 personen
31
Verlichting afstellen
2 personen
32
Kunstwerken ophangen
4 personen
33
Kunstwerken opstellen
3 personen
34
Bijschriften bevestigen
2 personen
35
Informatieborden plaatsen
2 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Verkoopadministratie klaarleggen
38
Dranken koelen
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Entree en route bewegwijzeren
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
46
Bezoekers registreren
2 personen
47
Bezoekers welkom heten
2 personen
48
Rondleidingen verzorgen
2 personen
49
Openingstoespraak verzorgen
2 personen
50
Catering serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Expositieruimte netjes houden
2 personen
55
Kunstwerken controleren
2 personen
56
Verkoopformulieren verwerken
57
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Kunstwerken veiligstellen
3 personen

Nazorg

60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Expositiewanden afbreken
4 personen
64
Kunstwerken verpakken
4 personen
65
Kunstwerken retourneren
3 personen
66
Locatie volledig schoonmaken
3 personen
67
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Ontvangstmaterialen opbergen
2 personen
70
Verkoopgegevens doorgeven
71
Exposanten informeren over verkoop
72
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 12
Sokkelsaantal 8
Vitrinesaantal 3
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Ontvangstbalie

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminal
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laddersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Staande lampenaantal 4
Lichtverdelersaantal 8

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheptangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 10
Fotolijstenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Communicatie

Informatiebordenaantal 6
Richtingspijlenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Registratieformulierenaantal 150
Verkoopformulierenaantal 50
Pennenaantal 30

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de expositie in vaste blokken: eerst ruimte en datum, daarna exposanten en inzendingen, vervolgens publiekscommunicatie en pas daarna catering en aankleding. Vraag formaten en aanleverinformatie uiterlijk twee weken voor de opbouw op, zodat je de indeling niet op de dag zelf hoeft te wijzigen.
Maak één registratielijst per kunstwerk met maker, titel, afmetingen, verkoopprijs en staat bij ontvangst. Vul schadeformulieren in zodra werken binnenkomen; achteraf is het veel lastiger om bestaande schade van transportschade te onderscheiden.
Maak de titellijst, bijschriften en prijslijst nadat alle inzendingen zijn gecontroleerd. Print een reservekopie en test de printer en laptop minimaal één dag vooraf, zeker als bezoekers tijdens de opening informatie of prijzen moeten kunnen opzoeken.
Loop de route van ontvangstbalie naar expositiewand, sokkel of vitrine één keer na met de echte formaten. Controleer daarbij stroompunten, verlengsnoeren, stekkerdozen en de positie van LED-spots; een mooie opstelling mislukt snel door kabels of onvoldoende licht.
Regel uitnodigingen, online publicatie, persbericht en socialmediaberichten niet allemaal in de laatste week. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen dagelijks en bestel catering pas nadat je een actueel aantal bezoekers hebt, met een definitieve controle uiterlijk 48 uur voor de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een expositie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de ruimte en het vastleggen van de datum. Plan de definitieve inzendingen, teksten en formaten uiterlijk 2 weken voor de opbouw.
Hoe maak je een indeling voor een expositie?: Meet eerst de beschikbare wanden en loopruimte op en noteer per werk de afmetingen. Houd vervolgens ruimte vrij voor ontvangst, vitrines, sokkels en bezoekers; controleer de indeling minimaal één keer met de echte werken of exacte maten.
Wanneer regel je transport van kunstwerken?: Plan transport zodra de deelnemende exposanten en het aantal werken bekend zijn, meestal 2 tot 4 weken voor de opening. Spreek per werk af wie het brengt of ophaalt en controleer de staat direct bij ontvangst.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een expositie?: Reserveer voor een kleine expositie minstens een halve dag voor meubels, verlichting, labels en controle. Plan daarnaast 1 tot 2 uur voor het schoonmaken, testen van apparatuur en een laatste rondgang voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.