Organiser une exposition sans rien oublier

Une exposition se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et la date, puis les exposants, les œuvres et les besoins techniques. Prévoyez plusieurs semaines pour rassembler les formats, rédiger les légendes, établir les listes de titres et préparer la communication. Les oublis arrivent souvent juste avant le montage : transport des œuvres, formulaires de dommages, éclairage, paiement ou catering. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’au nettoyage de l’espace.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l'espace d'exposition
2
Fixer la date de l’exposition
2 personnes
3
Confirmer les exposants participants
2 personnes
4
Envoyer les informations aux exposants
5
Rassembler les candidatures et les formats
2 personnes
6
Enregistrer les œuvres d’art
2 personnes
7
Établir les listes de titres
2 personnes
8
Rédiger les légendes
2 personnes
9
Établir la liste des prix
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier l’exposition en ligne
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Commander le catering
16
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
17
Réserver le matériel
18
Planifier le transport des œuvres
2 personnes
19
Envoyer le communiqué de presse
20
Publier des messages sur les réseaux sociaux
21
Faire les courses
2 personnes
22
Récupérer les œuvres d’art
3 personnes
23
Contrôler les œuvres
2 personnes
24
Remplir les formulaires de dommages
2 personnes
25
Nettoyer l’espace
3 personnes
26
Mesurer les murs et le parcours
2 personnes
27
Mettre en place la disposition de l'exposition
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
3 personnes
29
Monter les murs d'exposition
4 personnes
30
Installer les socles et les vitrines
3 personnes
31
Régler l’éclairage
2 personnes
32
Accrocher les œuvres
4 personnes
33
Installer les œuvres d'art
3 personnes
34
Valider les légendes
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Préparer la comptabilité des ventes
38
Refroidir les boissons
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Balisage de l’entrée et du parcours
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
2 personnes
48
Assurer les visites guidées
2 personnes
49
Prononcer le discours d'ouverture
2 personnes
50
Servir le service traiteur
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Maintenir l’espace d’exposition en ordre
2 personnes
55
Contrôler les œuvres
2 personnes
56
Traiter les formulaires de vente
57
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Mettre les œuvres en sécurité
3 personnes

Suivi

60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Démonter les cloisons d'exposition
4 personnes
64
Emballer les œuvres d’art
4 personnes
65
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
66
Nettoyer entièrement le lieu
3 personnes
67
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le matériel d’accueil
2 personnes
70
Transmettre les données de vente
71
Informer les exposants sur la vente
72
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Murs d’expositionqté 12
Soclesqté 8
Vitrinesqté 3
Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Portantsqté 2
Poubellesqté 6
Accueil

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Échellesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 4
Répartiteurs de lumièreqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Plantesqté 10
Cadres photoqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Communication

Panneaux d'informationqté 6
Flèches directionnellesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 150
Formulaires de venteqté 50
Stylosqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver l’espace et fixer la date, puis confirmez rapidement les exposants. Demandez à chacun les formats, les besoins d’installation et les informations nécessaires pour les œuvres.
Regroupez les informations des œuvres dans un seul fichier : titre, artiste, dimensions, prix et texte de légende. Faites une vérification finale au moins 7 jours avant l’accrochage pour éviter les étiquettes manquantes.
Ne commandez pas le matériel après avoir défini l’aménagement. Mesurez les murs, comptez les socles, vitrines, tables et chaises, puis réservez aussi les rallonges, multiprises, échelles et boîtes à outils.
Planifiez le transport des œuvres avec une heure précise de récupération et de livraison. Contrôlez chaque pièce à son arrivée et remplissez immédiatement les formulaires de dommages si nécessaire.
L’accueil et le catering demandent plus que des verres et des assiettes : prévoyez un ordinateur portable, une imprimante, un terminal de paiement, des carafes et des thermos. Recueillez les besoins alimentaires au moins 10 jours avant de commander.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les exposants, rassembler les informations sur les œuvres, commander le catering et organiser le transport.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une exposition ?: Confirmez-les au moins 4 semaines avant l’ouverture. Vous pourrez ensuite établir les listes de titres, rédiger les légendes, vérifier les formats et adapter l’aménagement aux œuvres réellement présentées.
Quand envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’exposition, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Publiez aussi les informations en ligne et prévoyez un suivi des inscriptions si l’événement est sur réservation.
Quand récupérer les œuvres avant une exposition ?: Organisez la récupération 1 à 3 jours avant le montage, selon la fragilité et le volume des œuvres. Contrôlez l’état de chaque pièce dès son arrivée et gardez les documents de dommages avec le registre correspondant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.