Cómo organizar una exposición sin dejar cabos sueltos

Organizar una exposición empieza mucho antes del montaje: primero necesitas cerrar el espacio, la fecha y la participación de los expositores. Después se ordenan las obras, los textos, los precios, las invitaciones y la logística de transporte. Durante la última semana conviene comprobar equipos, iluminación, catering y medios de pago. El día anterior, la revisión de cada pieza y la documentación de posibles daños evitan problemas cuando la sala abra al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el espacio de exposición
2
Fijar la fecha de la exposición
2 personas
3
Confirmar los expositores participantes
2 personas
4
Enviar información a los expositores
5
Reunir las participaciones y formatos
2 personas
6
Registrar obras de arte
2 personas
7
Compilar listas de títulos
2 personas
8
Escribir pies de foto
2 personas
9
Elaborar la lista de precios
10
Diseñar invitaciones
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar la exposición en línea
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Pedir el catering
16
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
17
Reservar materiales de apoyo
18
Planificar el transporte de obras
2 personas
19
Enviar nota de prensa
20
Publicar mensajes en redes sociales
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recoger las obras de arte
3 personas
23
Revisar las obras de arte
2 personas
24
Rellenar los formularios de daños
2 personas
25
Limpiar el espacio
3 personas
26
Medir paredes y recorrido
2 personas
27
Trazar la distribución de la exposición
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
3 personas
29
Montar las paredes de exposición
4 personas
30
Colocar pedestales y vitrinas
3 personas
31
Ajustar la iluminación
2 personas
32
Colgar obras de arte
4 personas
33
Montar las obras de arte
3 personas
34
Confirmar los subtítulos
2 personas
35
Colocar los paneles informativos
2 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Preparar la administración de ventas
38
Enfriar bebidas
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar los aperitivos
2 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas
43
Comprobar los baños
44
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

45
Atender la recepción
2 personas
46
Registrar a los visitantes
2 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
48
Realizar las visitas guiadas
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
2 personas
50
Servir el catering
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer café y té
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Mantener ordenado el espacio de exposición
2 personas
55
Revisar las obras de arte
2 personas
56
Procesar los formularios de venta
57
Despedir a los visitantes
2 personas
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Asegurar las obras de arte
3 personas

Seguimiento

60
Recoger el catering
3 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
64
Empaquetar las obras de arte
4 personas
65
Devolver las obras de arte
3 personas
66
Limpiar completamente el lugar
3 personas
67
Recoger y retirar la basura
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar el material de recepción
2 personas
70
Transmitir los datos de ventas
71
Informar a los expositores sobre la venta
72
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes de exposicióncant. 12
Pedestalescant. 8
Vitrinascant. 3
Mesascant. 6
Sillascant. 40
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Mostrador de recepción

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pago
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Escalerascant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 4
Divisores de luzcant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para servircant. 6
Termoscant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Plantascant. 10
Marcos de fotoscant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Comunicación

Paneles informativoscant. 6
Flechas de direccióncant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Formularios de registrocant. 150
Formularios de ventacant. 50
Bolígrafoscant. 30

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el espacio antes de pedir confirmaciones: deja al menos 6 semanas para reunir formatos, registrar obras, preparar textos y enviar invitaciones.
Pide a cada expositor los títulos, pies de foto, precios y necesidades técnicas en un único formulario. Fija una fecha límite de 10 a 14 días antes del montaje para no perseguir datos durante la instalación.
Planifica el transporte de las obras por escrito: asigna quién recoge cada pieza, revisa su estado al recibirla y completa los formularios de daños antes de colocarla en paredes, pedestales o vitrinas.
Haz una prueba de la sala con tiempo: comprueba focos LED, lámparas, cables, regletas, escaleras y herramientas. La iluminación suele retrasar el montaje cuando se descubre que faltan tomas de corriente o alargadores.
Calcula el recibimiento por separado de la exposición: confirma las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering con varios días de margen. Comprueba también el terminal de pago, las tazas, vasos, platos, cubiertos y termos antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición?: Reserva el espacio y fija la fecha al menos 6 semanas antes. Para una exposición con varios artistas, 8 semanas permiten reunir correctamente obras, formatos, textos, precios y material de difusión.
¿Cuándo hay que pedir la información a los expositores?: Solicita títulos, formatos, pies de foto, precios y requisitos técnicos entre 4 y 6 semanas antes. Establece un cierre definitivo 10-14 días antes del montaje para imprimir etiquetas y listas sin cambios de última hora.
¿Qué se revisa al recibir las obras de arte?: Comprueba cada pieza con la información registrada y revisa su estado antes de instalarla. Anota cualquier desperfecto en el formulario correspondiente el mismo día de la recogida o entrega.
¿Cuándo se prepara el catering de una exposición?: Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Haz la compra y revisa vajilla, máquinas de café, jarras, bandejas y termos entre 24 y 48 horas antes de la inauguración.

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