Eine Ausstellung Schritt für Schritt organisieren
Eine Ausstellung beginnt nicht mit dem Aufhängen der Bilder, sondern mit Raum, Datum und verbindlichen Zusagen der Ausstellenden. Danach sammelst du Formate und Einreichungen, registrierst jedes Kunstwerk und klärst Transport, Beschriftung und Preise. Plane die Kommunikation und Anmeldungen parallel, damit Catering und Empfang zur erwarteten Gästezahl passen. In den letzten Tagen zählen ein überprüfter Aufbauplan, funktionierendes Licht und eine vollständige Materialkontrolle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsraum reservieren
- 2
Ausstellungsdatum festlegen
2 Personen
- 3
Teilnehmende Aussteller bestätigen
2 Personen
- 4
Ausstellerinformationen versenden
- 5
Einreichungen und Formate sammeln
2 Personen
- 6
Kunstwerke registrieren
2 Personen
- 7
Titellisten zusammenstellen
2 Personen
- 8
Bildunterschriften schreiben
2 Personen
- 9
Preisliste zusammenstellen
- 10
Einladungen gestalten
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Ausstellung online veröffentlichen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering bestellen
- 16
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 17
Hilfsmittel reservieren
- 18
Transport von Werken planen
2 Personen
- 19
Pressemitteilung versenden
- 20
Social-Media-Beiträge posten
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Kunstwerke abholen
3 Personen
- 23
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 24
Schadensformulare ausfüllen
2 Personen
- 25
Raum reinigen
3 Personen
- 26
Wände und Laufweg ausmessen
2 Personen
- 27
Ausstellungsaufbau festlegen
3 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Ausstellungswände aufbauen
4 Personen
- 30
Sockel und Vitrinen aufstellen
3 Personen
- 31
Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 32
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
- 33
Kunstwerke aufstellen
3 Personen
- 34
Beschriftungen anbringen
2 Personen
- 35
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 37
Verkaufsunterlagen bereitlegen
- 38
Getränke kühlen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 41
Garderobe einrichten
2 Personen
- 42
Eingang und Weg markieren
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 45
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 46
Besucher registrieren
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
2 Personen
- 48
Führungen durchführen
2 Personen
- 49
Eröffnungsrede halten
2 Personen
- 50
Catering ausgeben
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee nachfüllen
- 53
Geschirr sammeln
2 Personen
- 54
Ausstellungsraum ordentlich halten
2 Personen
- 55
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 56
Verkaufsformulare bearbeiten
- 57
Besucher verabschieden
2 Personen
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Kunstwerke sichern
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Catering aufräumen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Messestände abbauen
4 Personen
- 64
Kunstwerke verpacken
4 Personen
- 65
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 66
Veranstaltungsort vollständig reinigen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Empfangsmaterialien verstauen
2 Personen
- 70
Verkaufsdaten weitergeben
- 71
Aussteller über den Verkauf informieren
- 72
Dankeschön an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungswändeAnz. 12
- PodesteAnz. 8
- VitrinenAnz. 3
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- Empfangstresen
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Kartenterminal
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LeiternAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StehlampenAnz. 4
- LichtverteilerAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaraffenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- PflanzenAnz. 10
- BilderrahmenAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 12
Kommunikation
- InfotafelnAnz. 6
- RichtungspfeileAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- VerkaufsformulareAnz. 50
- StifteAnz. 30
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Raum und Datum zuerst fest und bestätige die Ausstellenden anschließend schriftlich. Verschicke die Ausstellerinformationen frühzeitig, damit Formate, Anlieferung und Fristen nicht einzeln nachgefragt werden müssen.
- Erfasse jedes Kunstwerk mit Titel, Maßen, Preis und Zustand. Prüfe die Werke bei der Abholung und fülle Schadensformulare sofort aus, statt Mängel erst beim Abbau zu dokumentieren.
- Erstelle Titellisten, Bildunterschriften und die Preisliste aus denselben registrierten Daten. Ein Probedruck mit Laptop und Drucker zeigt rechtzeitig, ob Namen, Preise und Schreibweisen stimmen.
- Plane den Aufbau mit den tatsächlichen Raummaßen: Ausstellungswände, Podeste und Vitrinen brauchen Stellflächen, Leitern und Werkzeug. Prüfe LED-Spots, Stehlampen, Lichtverteiler und Verlängerungskabel mindestens am Vortag.
- Verschicke Einladungen und Pressemitteilung nicht erst in der Aufbauwoche. Bearbeite Anmeldungen laufend, frage Ernährungswünsche ab und bestelle Catering so, dass Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen zur Gästezahl passen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Ausstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung mit Raum, Datum und Ausstellenden. Für Einladungen, Pressearbeit, Transporte und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher feste Informationen vorliegen.
- Was muss man vor dem Aufbau einer Ausstellung prüfen?
- Prüfe am Vortag Raum, Stellplan, Werke, Beschriftungen und die gesamte Technik. Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Wände, Podeste, Vitrinen, Licht, Empfangstresen und die abschließende Reinigung ein.
- Wann sollte man Kunstwerke abholen und kontrollieren?
- Hole die Werke möglichst 1 bis 3 Tage vor dem Aufbau ab. Registriere jedes Stück, vergleiche es mit der Einreichung und dokumentiere Schäden sofort mit einem Schadensformular.
- Wie viel Catering braucht man für eine Ausstellungseröffnung?
- Rechne bei einer Eröffnung mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und plane zusätzlich Wasser, Kaffee und Tee ein. Bestätige die Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Mengen, Geschirr und Kühlung angepasst werden können.
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