Exportbeurs organiseren: checklist en planning

Een exportbeurs vraagt om een strakke planning, omdat exposanten, bezoekers, stands en techniek op elkaar aansluiten. Begin met de locatie en beursdatum en leg daarna de voorwaarden, exposantenlijst en aanmeldingen vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar standindeling, programma, catering, badges, bewegwijzering en parkeerinformatie. Deze checklist helpt je de 74 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken pas op de beursdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
2 personen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposanten bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Catering reserveren
Parkeerinformatie maken
Plattegrond maken
Badges en polsbandjes bestellen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
Bezoekerslijst printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Standmeubilair plaatsen
4 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam houden
4 personen
Briefing exposanten geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt bijhouden
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Route en stands controleren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Laatste ronde langs stands doen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Exposanten bedankbericht sturen
Bezoekers bedankbericht sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 10
Tafelrokkenaantal 30
Registratiebalie
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 30
Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de deelnemersvoorwaarden vastliggen en plan een vast moment per week om aanmeldingen te verwerken. Zo houd je de exposantenlijst actueel en kun je bevestigingen tijdig versturen.
Maak de standindeling pas definitief nadat je de exposanten hebt bevestigd. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, looproutes, bistrotafels en eventuele projectieschermen; een gewijzigde tafelopstelling werkt direct door in de plattegrond.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal aan de cateraar door zodra de laatste aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer daarna ook servies, koffiezetapparaten en thermoskannen in de voorraad.
Test laptops, projectoren, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel vóór de opbouw. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per stand klaar en controleer of opladen bij de registratiebalie mogelijk is.
Maak parkeerinformatie en bewegwijzering vóór je bezoekers uitnodigt. Print de bezoekerslijst en badges pas na de laatste aanmeldingen, en voer op de beursdag een aparte voorraadcontrole uit voor pennen, stiften, polsbandjes en cateringbenodigdheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een exportbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met locatie, datum en deelnemersvoorwaarden. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, standindeling, catering, techniek en bewegwijzering.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een exportbeurs?: Nodig exposanten uit zodra de locatie, beursdatum en deelnemersvoorwaarden vastliggen, meestal 10 tot 12 weken vooraf. Geef een duidelijke sluitingsdatum voor het aanmeldformulier, bijvoorbeeld 3 weken vóór de beurs.
Wanneer maak je de standindeling van een exportbeurs?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste exposanten zich aanmelden en leg de definitieve indeling vast nadat de bevestigingen zijn verstuurd. Controleer die indeling uiterlijk 1 week vooraf samen met de plattegrond en techniek.
Wat moet ik op de dag vóór een exportbeurs controleren?: Controleer de voorraad, badges, bezoekerslijst, catering, bewegwijzering en alle audiovisuele apparatuur. Plan daarnaast minimaal 2 uur voor een volledige techniekstest en controleer of kabels veilig zijn weggewerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.