Checklist para organizar una feria de exportación

Una feria de exportación necesita una coordinación precisa entre expositores, visitantes, espacio y programa. Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha; después confirma las condiciones de participación y abre las inscripciones. Durante las semanas siguientes tendrás que gestionar la promoción, distribuir los puestos y cerrar los detalles técnicos. Esta checklist reúne 74 tareas y 49 materiales para que sepas qué preparar, cuándo hacerlo y qué suele quedar pendiente hasta el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Difundir la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reservar el catering
Crear información de aparcamiento
Hacer el plano
Pedir credenciales y pulseras
Preparar la señalización
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Enviar información a los expositores
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los puestos
3 personas
Colocar el mobiliario del stand
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar el punto de café
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la ruta y los stands
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Hacer la última ronda por los stands
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
Apagar el equipo
2 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Faldones para mesascant. 30
Mostrador de registro
Taburetescant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Decoración

Banners de empresacant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 30
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y fija la fecha antes de invitar a los expositores. Así puedes comunicar aforo, horarios, condiciones de participación y necesidades de montaje con datos concretos.
Cierra la lista de expositores con antelación y dibuja el plano de puestos antes de enviar la información final. Deja pasillos despejados y asigna mesas, sillas, taburetes o mesas altas según cada expositor.
Abre las inscripciones de visitantes varias semanas antes y procesa las últimas altas antes de imprimir la lista de acceso. Recoge también las preferencias dietéticas para que el catering pueda calcular las cantidades.
Prueba la técnica antes del día de la feria: portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas. Lleva suficientes alargadores y alfombrillas para cables para evitar conexiones improvisadas.
Prepara la señalización, el plano, la información de aparcamiento, las credenciales y las pulseras antes del montaje. Comprueba el inventario y haz la compra final de consumibles, vajilla, café y material de registro cuando ya estén confirmados los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una feria de exportación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar expositores, abrir inscripciones, promocionar la feria y cerrar catering, planos y necesidades técnicas.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores?: Confírmalos al menos 3 semanas antes de la feria. Así puedes terminar el plano de puestos, elaborar el programa, pedir las credenciales y enviar a cada expositor la información de montaje y acceso.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de una feria de exportación?: Reserva el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes y revisa la cantidad entre 7 y 10 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido para evitar cambios de última hora.
¿Cuándo hago la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, y vuelve a revisar las conexiones al iniciar el montaje. Comprueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, portátiles, cables, regletas y estaciones de carga.

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