Exportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Location zuerst fest, damit Aussteller rechtzeitig eingeladen werden können. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen und die wichtigsten Veranstaltungsdaten vollständig feststehen.
• Plane die Standaufteilung nicht erst kurz vor Beginn. Sobald die Aussteller bestätigt sind, kannst du Tische, Stühle, Stehtische, Tischröcke und die Registrierungstheke passend zur Raumaufteilung einplanen.
• Teste die Technik spätestens am Vortag: Laptops, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult müssen funktionieren. Lege außerdem Verlängerungskabel, Ladestationen und Kabelmatten dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl rechtzeitig an das Catering weiter. Prüfe vor dem Einkauf auch den Bestand an Gläsern, Tassen, Tellern und Besteck.
• Schicke Ausstellerinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Lageplan, Parkinformationen, Programm, Standangaben und Hinweise zum Einlass sollten spätestens wenige Tage vorher verschickt werden; drucke die Besucherliste zusätzlich für die Registrierung aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Exportmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Teilnahmebedingungen. So bleiben etwa 4 bis 6 Wochen für Ausstelleranmeldungen, Besucherwerbung und die Standaufteilung.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Exportmesse geöffnet werden?

Öffne es, sobald Termin, Ort und Teilnahmebedingungen feststehen – idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige Aussteller nicht erst in der letzten Woche.

Wann muss man Catering und Ernährungswünsche für eine Exportmesse festlegen?

Reserviere das Catering etwa 4 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Die endgültige Anzahl von Mahlzeiten und Getränken solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe bestätigen.

Was muss man am Tag vor einer Exportmesse prüfen?

Kontrolliere am Vortag Raumaufteilung, Beschilderung, Namensbänder, Technik, Parkinformationen und den Bestand an Geschirr und Getränkezubehör. Drucke die Besucherliste aus und lege mindestens 30 Minuten vor dem Einlass alles an der Registrierung bereit.

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