Checklist pour organiser un Salon de l’exportation

Un Salon de l’exportation demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, prestataires et équipe d’accueil. Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis enchaînez les inscriptions, la promotion et la préparation des stands. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, finaliser le plan, tester la technique et organiser la restauration. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à éviter les oublis fréquents le jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Diffuser la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver le catering
Créer les informations de stationnement
Créer le plan
Commander les badges et les bracelets
Préparer la signalétique
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer le mobilier du stand
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le point café
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le parcours et les stands
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Faire un dernier tour des stands
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 10
Jupes de tableqté 30
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Passe-câblesqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Stylosqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 30
Porte-nomsqté 40

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez clairement les horaires, le matériel fourni et la date limite de réponse. Prévoyez ensuite une confirmation séparée pour chaque exposant.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur au plus tard quelques jours avant le salon. Cela évite de devoir ajuster les repas au dernier moment.
Préparez le plan des stands avant d’imprimer la signalétique. Vérifiez que chaque exposant dispose d’une table d’exposition, de chaises et d’un emplacement clairement identifiable.
Testez les projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs au moins une fois avant l’ouverture. Comptez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles : les branchements manquants sont souvent repérés trop tard.
Gardez une liste imprimée des visiteurs et des exposants à l’accueil, même si les inscriptions sont gérées sur ordinateur. Installez le comptoir d’inscription, les badges et les bracelets avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’exportation ?: Commencez idéalement plusieurs mois avant la date prévue. La réservation du lieu, la fixation des conditions de participation et l’invitation des exposants doivent précéder l’ouverture du formulaire d’inscription.
Quand confirmer les exposants d’un Salon de l’exportation ?: Confirmez les exposants après le traitement des inscriptions et avant de finaliser le plan des stands. Envoyez ensuite les informations pratiques, le programme et les consignes techniques au moins une semaine avant le salon.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Effectuez un premier test quelques jours avant l’événement et une vérification finale le jour même. Contrôlez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone, haut-parleur et câble utilisé.
Quand imprimer la liste des visiteurs ?: Imprimez une première liste après le traitement des inscriptions, puis une version finale la veille ou le matin du salon. Gardez un ordinateur à l’accueil pour ajouter les dernières inscriptions sur place.

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