Excelworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een Excelworkshop staat of valt met werkende laptops, geteste oefenbestanden en een duidelijke indeling van de zaal. Regel de locatie en aanmeldingen eerst, zodat je weet hoeveel werkplekken, hand-outs en lunch je nodig hebt. Test de oefeningen uiterlijk een week vooraf en sla alle bestanden lokaal op. Op de dag zelf controleer je vooral techniek, stroompunten, wifi en de aansluiting van de beamer voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Deelnemerslijst maken
Zaalindeling bepalen
2 personen
Programma uitwerken
Excel-oefeningen selecteren
Oefenbestanden voorbereiden
Oefenbestanden testen
2 personen
Hand-outs printen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappenlijst opstellen
Techniek en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koele dranken inkopen
Laptops opladen
2 personen
Bestanden lokaal opslaan
Zaal en techniek opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Laptops klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen
Naamregistratie inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en werkwijze toelichten
Excelbasics demonstreren
Koffiepauze serveren
2 personen
Oefeningen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Geavanceerde functies demonstreren
Oefeningen nabespreken
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
Materialen innemen
2 personen
Laptops afsluiten en verzamelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen

Nazorg

Zaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Deelnemersbestanden veiligstellen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Docententafel
Kledingrek

Apparatuur

Laptopsaantal 20
Computermuizenaantal 20
Laptopladersaantal 20
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Draadloze presenter
Wifi-router

Kantoor

Whiteboard
Flip-overstandaard
Flip-overblokkenaantal 2
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 30
Ringbandenaantal 24
Sticky notesaantal 10
Flip-overstiftenaantal 2

Documentatie

Hand-outsaantal 24

Servies

Koffiemokkenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30
Serveertraysaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasteil
Handveger en blik
Dweilmop
Microvezeldoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer een eigen laptop, muis en lader en leg vooraf vast welke apparaten beschikbaar zijn. Laad alle laptops op en controleer dit opnieuw tijdens het klaarzetten.
Test elk Excel-oefenbestand op dezelfde versie of omgeving die deelnemers gebruiken. Sla een kopie lokaal op, zodat de workshop niet stilvalt bij een trage of wegvallende wifi-verbinding.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw en tel tafels, stoelen en stroompunten per werkplek. Leg stekkerdozen en verlenghaspels zo neer dat niemand over kabels hoeft te lopen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bestel lunch en dranken op basis van het bevestigde aantal deelnemers. Zet koffie, thee, waterglazen en lunch klaar vóór de eerste oefening begint.
Print hand-outs en naamkaartjes niet pas op de workshopdag. Houd een kleine reserve aan en leg per deelnemer een ringband, notitieblok en pen klaar bij de werkplek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Excelworkshop voorbereiden?: Reserveer de locatie en maak het aanmeldformulier minimaal 4 weken vooraf. Test de oefeningen, bevestig deelnemers en controleer de techniek uiterlijk 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een Excelworkshop?: Reken op 1 laptop per deelnemer en plan bij voorkeur 1 reserveapparaat per 10 deelnemers. Zorg voor een eigen muis, lader en vrije stroomaansluiting per werkplek.
Hoe lang van tevoren moet ik Excel-oefeningen testen?: Test alle oefenbestanden minimaal 1 week vooraf en open ze nogmaals op de workshopdag. Bewaar werkende kopieën lokaal op iedere laptop of op een centrale offline locatie.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een Excelworkshop?: Gebruik het bevestigde deelnemersaantal als basis en neem voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon mee. Bestel lunch en houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk een week vooraf hebt verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.