Checklist voor het organiseren van een 12-uursloop

Een 12-uursloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en startnummer. Je regelt tegelijk veiligheid, wisselende vrijwilligers, bevoorrading en registratie gedurende twaalf uur. Begin met datum, locatie, parcours en vergunningen; werk daarna het veiligheidsplan en de bezetting uit. In de laatste week controleer je materialen, print je het draaiboek en richt je de start, finish en waterpost zo in dat deelnemers en vrijwilligers niet hoeven te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Medische ondersteuning regelen
Verzekering controleren
Parcours opmeten
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
3 personen

Event

Route uitzetten
6 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Waterpost inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Loop officieel starten
3 personen
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten serveren
4 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Verlichting controleren
2 personen
Extra verlichting plaatsen
3 personen
Deelnemers informeren over eindtijd
2 personen
Loop officieel beëindigen
3 personen

Nazorg

Uitslagen controleren
3 personen
Prijzen en medailles uitdelen
3 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Start- en finishboog
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 12
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Stempelkaartenaantal 150
Stopwatchesaantal 6
Rondebord
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 150

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180

Keuken

Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 50
Blisterpleistersaantal 100
Koudekompressenaantal 20

Kantoor

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 250
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours vooraf op en plaats kilometerborden, routepijlen en verkeerskegels voordat deelnemers arriveren. Controleer de volledige route nog één keer op de ochtend zelf, omdat pijlen kunnen verschuiven.
Plan vrijwilligers in blokken die elkaar aflossen gedurende de twaalf uur. Zet per blok minimaal één verantwoordelijke bij de inschrijfbalie en één bij de waterpost, met het draaiboek en telefoonnummers binnen handbereik.
Regel medische ondersteuning en controleer de verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg in het veiligheidsplan vast hoe hulpverleners het parcours bereiken en wie bij een incident de leiding neemt.
Koel de dranken op tijd en zet waterkannen, herbruikbare bekers en koelboxen klaar vóór de eerste deelnemers binnenkomen. Houd gedurende de loop bij hoeveel water en bekers nog beschikbaar zijn, zodat je niet pas bij een lege post aanvult.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw klaar is. Neem voor de donkere uren ledlampen en batterijlantaarns mee en wijs aan wie ze controleert zodra het licht afneemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 12-uursloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours, vergunningen en medische ondersteuning. Open daarna de inschrijving en plan vrijwilligers, zodat je in de laatste week alleen nog hoeft te controleren en klaar te zetten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 12-uursloop?: Maak meerdere ploegen die elkaar afwisselen en bezet voortdurend de inschrijfbalie, waterpost en veiligheidsfuncties. Reken per dienst op minimaal één coördinator en plan extra mensen voor opbouw, afbouw en onverwachte uitval.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen?: Zet eerst de route uit en controleer de veiligheid, daarna plaats je start- en finishboog, tafels, stoelen en de inschrijfbalie. Richt vervolgens de waterpost in en test de geluidsinstallatie voordat deelnemers zich aanmelden.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een 12-uursloop?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de loop. Gebruik die laatste controle om kleding, tenten, verlichting, drankvoorziening en de inzet van vrijwilligers bij te sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.