Checklist para organizar un taller de Excel sin imprevistos
Un taller de Excel necesita más preparación que reservar una sala y abrir un archivo. Hay que coordinar las inscripciones, adaptar los ejercicios al grupo y comprobar que cada portátil funciona antes de que lleguen los participantes. También conviene dejar preparados los archivos localmente, porque el wifi o los adaptadores pueden fallar. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde la planificación hasta el café, el almuerzo y el montaje de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Crear la lista de participantes
Definir la distribución de la sala
2 personas
Desarrollar el programa
Seleccionar ejercicios de Excel
Preparar los archivos de práctica
Probar los archivos de práctica
2 personas
Imprimir handouts
Preparar tarjetas de nombre
Elaborar la lista de la compra
Comprobar la técnica y los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar bebidas frías
Cargar los portátiles
2 personas
Guardar los archivos localmente
Montar la sala y la técnica
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar los portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Configurar el registro de nombres
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Explicar el programa y el método de trabajo
Presentar conceptos básicos de Excel
Servir la pausa para el café
2 personas
Guiar los ejercicios
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
Demostrar funciones avanzadas
Comentar los ejercicios
2 personas
Responder las últimas preguntas
Retirar materiales
2 personas
Apagar y recoger los portátiles
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
Seguimiento
Recoger la sala
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Resguardar los archivos de participantes
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa del profesorado
- Perchero
Equipo
- Portátilescant. 20
- Ratones de computadoracant. 20
- Cargadores de portátilcant. 20
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Presentador inalámbrico
- Router wifi
Oficina
- Pizarra blanca
- Atril de papelógrafo
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Bloc de notascant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carpetas de anillascant. 24
- Notas adhesivascant. 10
- Rotuladores para pizarracant. 2
Documentación
- Folletoscant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platoscant. 30
- Tenedorescant. 30
- Cuchilloscant. 30
- Cucharascant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Palangana para lavar
- Escoba y recogedor
- Fregona
- Paños de microfibracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y preparar una lista definitiva. Así sabrás cuántos portátiles, sillas, carpetas y comidas necesitas.
- Prueba todos los archivos de práctica en los portátiles que se usarán durante el taller. Guarda una copia local en cada equipo y lleva también los cargadores, ratones y adaptadores HDMI necesarios.
- Comprueba la técnica antes del día del taller: proyector, pantalla, cable HDMI, regletas, router wifi y presentador inalámbrico. Haz una prueba completa con el portátil del formador, no solo una comprobación visual.
- Prepara la sala siguiendo la distribución prevista y deja espacio para que el formador vea las pantallas de los participantes. Coloca con antelación las tarjetas de nombre, los folletos, los blocs de notas y los bolígrafos.
- Calcula las bebidas y la vajilla según el número confirmado de asistentes, no según las respuestas iniciales. Deja listo el café y el té antes de la llegada y organiza el buffet de almuerzo para que no interrumpa el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un taller de Excel?
- Ciérralas entre 3 y 5 días antes del taller. Ese margen permite confirmar participantes, revisar las preferencias dietéticas y ajustar los portátiles, los materiales y el almuerzo.
- ¿Cuántos portátiles necesito para un taller de Excel?
- Prepara 1 portátil por participante y, si es posible, 1 equipo adicional de reserva. Comprueba cada equipo al menos 24 horas antes, con su cargador y una copia local de los archivos de práctica.
- ¿Cuándo hay que probar los archivos de práctica?
- Haz una primera prueba al terminar los ejercicios y una segunda entre 24 y 48 horas antes del taller. Ábrelos en los portátiles reales para detectar problemas de versiones, fórmulas o permisos.
- ¿Qué debo comprobar de la sala el día anterior?
- Revisa la distribución de mesas y sillas, la mesa del profesorado, el proyector, la pantalla, el HDMI, las regletas y el wifi. Reserva entre 30 y 60 minutos para montar y probar la técnica antes de la llegada del grupo.
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