Organiser un Atelier Excel sans rien oublier

Un Atelier Excel demande plus qu’une salle et quelques ordinateurs. Il faut cadrer les inscriptions, préparer des fichiers d’entraînement testés, organiser les postes de travail et prévoir le matériel technique jusqu’aux adaptateurs HDMI. Cette checklist suit la préparation dans un ordre pratique, des premières réservations à l’installation du café, du déjeuner et des ordinateurs le jour même. Elle aide aussi à éviter les oublis qui ralentissent les exercices ou compliquent l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Établir la liste des participants
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Élaborer le programme
Sélectionner les exercices Excel
Préparer les fichiers d'entraînement
Tester les fichiers d’entraînement
2 personnes
Imprimer les handouts
Préparer les badges nominatifs
Établir la liste de courses
Vérifier la technique et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des boissons fraîches
Charger les ordinateurs portables
2 personnes
Enregistrer les fichiers localement
Monter la salle et le matériel technique
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les ordinateurs portables
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
Installer l’enregistrement des noms

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme et le déroulement
Présenter les bases d'Excel
Servir la pause-café
2 personnes
Animer les exercices
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
Présenter les fonctionnalités avancées
Débriefer les exercices
2 personnes
Répondre aux dernières questions
Récupérer le matériel
2 personnes
Fermer et rassembler les ordinateurs portables
2 personnes
Ranger les restes au frais

Suivi

Ranger la salle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Sauvegarder les fichiers des participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table des enseignants
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateurs portablesqté 20
Souris d’ordinateurqté 20
Chargeurs d’ordinateur portableqté 20
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Présentateur sans fil
Routeur wifi

Bureau

Tableau blanc
Chevalet de conférence
Blocs pour chevaletqté 2
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 30
Classeurs à anneauxqté 24
Post-itqté 10
Feutres pour paperboardqté 2

Documentation

Documents à distribuerqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 30
Fourchettesqté 30
Couteauxqté 30
Cuillèresqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bac à vaisselle
Balayette et pelle
Serpillière
Chiffons microfibresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les inscriptions : prévoyez un formulaire, recueillez les besoins alimentaires et confirmez les participants avant de finaliser la liste. Gardez une date limite d’inscription suffisamment tôt pour adapter la salle et les repas.
Préparez le contenu avant l’impression : sélectionnez les exercices, créez les fichiers d’entraînement et testez chaque fichier sur les ordinateurs prévus. Une vérification complète au moins 3 jours avant l’atelier laisse le temps de corriger les liens, formules ou fichiers manquants.
Vérifiez la technique avec une liste précise : ordinateurs, chargeurs, souris, multiprises, rallonges, vidéoprojecteur, câble HDMI, adaptateurs et routeur wifi. Testez la projection et la connexion au moins 24 heures avant le début.
Installez les tables de façon à laisser voir l’écran de projection depuis chaque poste. Prévoyez aussi une table pour les enseignants, un tableau blanc ou un chevalet de conférence, ainsi qu’un espace séparé pour les manteaux.
Ne remettez pas l’accueil au dernier moment : préparez les badges nominatifs, les documents à distribuer et les blocs-notes avant l’arrivée du groupe. Chargez les ordinateurs et enregistrez les fichiers localement la veille, afin de ne pas dépendre du wifi pendant les exercices.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Atelier Excel ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions et confirmer les participants. Gardez les 3 derniers jours pour tester les fichiers, imprimer les supports et vérifier le matériel.
Quand préparer les fichiers d’entraînement Excel ?: Préparez une première version environ 1 semaine avant l’atelier. Testez ensuite tous les fichiers sur les ordinateurs utilisés, au plus tard 3 jours avant, puis enregistrez-les localement la veille.
Quel matériel prévoir pour un Atelier Excel ?: Comptez un ordinateur portable par participant, avec une souris et un chargeur, puis ajoutez les multiprises et rallonges nécessaires. Pour l’animation, prévoyez aussi un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, les adaptateurs compatibles et un routeur wifi.
Quand installer la salle pour un Atelier Excel ?: Montez la salle et le matériel technique le jour même au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises et les ordinateurs, puis de tester la projection, le wifi, le café et le buffet du déjeuner.

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