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Excelworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Excelworkshop-Checkliste geht es nicht nur um Beamer und Laptops. Du brauchst früh eine belastbare Teilnehmerliste, passende Übungen und getestete Dateien, damit die Gruppe am Veranstaltungstag direkt starten kann. Plane außerdem Zeit für Raumaufteilung, Technikaufbau, Namensschilder und Verpflegung ein. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, geladene Laptops oder lokal gespeicherte Übungsdateien – genau diese Punkte sollten vor Beginn geprüft werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

  • Excel-Übungen auswählen

  • Übungsdateien vorbereiten

  • Übungsdateien testen

    2 Personen

  • Handouts drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufsliste erstellen

  • Technik und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kalte Getränke einkaufen

  • Laptops aufladen

    2 Personen

  • Dateien lokal speichern

  • Saal und Technik aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Laptops einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    2 Personen

  • Namensregistrierung einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Ablauf erläutern

  • Excel-Basics demonstrieren

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Übungen anleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Erweiterte Funktionen demonstrieren

  • Übungen nachbesprechen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

  • Materialien zurücknehmen

    2 Personen

  • Laptops ausschalten und einsammeln

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

Nachbereitung

  • Raum aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Teilnehmerdateien sichern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Dozententisch
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 20
  • ComputermäuseAnz. 20
  • Laptop-LadegeräteAnz. 20
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kabelloser Presenter
  • WLAN-Router

Büro

  • Whiteboard
  • Flipchartständer
  • Flipchart-BlöckeAnz. 2
  • NotizblöckeAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 30
  • RingordnerAnz. 24
  • Sticky notesAnz. 10
  • Flipchart-MarkerAnz. 2

Dokumentation

  • HandoutsAnz. 24

Geschirr

  • KaffeebecherAnz. 30
  • WassergläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • GabelnAnz. 30
  • MesserAnz. 30
  • LöffelAnz. 30
  • ServiertablettsAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Spülwanne
  • Handfeger und Kehrblech
  • Wischmopp
  • MikrofasertücherAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Excel-Übungen mindestens 7 Tage vorher fest und teste jede Übungsdatei auf den vorgesehenen Laptops. So fallen inkompatible Versionen oder fehlende Beispieldaten nicht erst während des Workshops auf.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin und bestätige danach die Teilnehmer. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Mittagsbuffet passend geplant werden kann.
  • Plane pro Laptop mindestens eine Maus und ein Ladegerät ein. Lade die Geräte am Vortag vollständig auf und speichere die Dateien zusätzlich lokal, falls das WLAN ausfällt.
  • Prüfe Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel gemeinsam, nicht einzeln. Ein kurzer Test mit dem tatsächlichen Präsentationslaptop spätestens 60 Minuten vor Beginn verhindert viele Verzögerungen.
  • Baue Tische, Stühle, Dozententisch und Technik mindestens 45 Minuten vor dem Start auf. Bereite Kaffee, Tee, kalte Getränke, Handouts und Namensschilder vor Beginn sichtbar und griffbereit vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Excelworkshop-Checkliste beginnen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop mit der Raumreservierung und dem Anmeldeformular. Übungen, Übungsdateien und Technik sollten spätestens 7 Tage vorher feststehen.
Wie viele Laptops braucht man für einen Excelworkshop?
Plane grundsätzlich einen Laptop pro Teilnehmer und zusätzlich ein Gerät für die Kursleitung ein. Bei 12 Teilnehmern brauchst du daher 13 einsatzbereite Laptops, sofern nicht paarweise gearbeitet wird.
Wann sollte man die Teilnehmer eines Excelworkshops bestätigen?
Bestätige die Teilnehmer 3 bis 5 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldung geschlossen ist. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Teilnehmerliste, Raumaufteilung und Ernährungswünsche vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Excelworkshop?
Rechne für Tische, Stühle, Laptops, Beamer, Leinwand und Kabel mit mindestens 45 bis 60 Minuten. Plane zusätzlich 15 Minuten für einen vollständigen Techniktest mit Präsentation und Übungsdateien ein.

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