Zo organiseer je een praktische Excelworkshop

Begin met het doel en niveau van de workshop voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer daarna een geschikte zaal, maak het aanmeldformulier en leg vast hoeveel laptops en werkplekken je nodig hebt. Werk de oefeningen uit, test elk bestand op de gebruikte Excelversie en bereid de hand-outs vooraf voor. Op de dag zelf draait een goede start vooral om opgeladen laptops, lokaal opgeslagen bestanden, werkende aansluitingen en een duidelijke zaalindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Aanmeldformulier maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemers bevestigen
7
Deelnemerslijst maken
8
Zaalindeling bepalen
2 personen
9
Programma uitwerken
10
Excel-oefeningen selecteren
11
Oefenbestanden voorbereiden
12
Oefenbestanden testen
2 personen
13
Hand-outs printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappenlijst opstellen
16
Techniek en materialen controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Koele dranken inkopen
19
Laptops opladen
2 personen
20
Bestanden lokaal opslaan
21
Zaal en techniek opbouwen
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Laptops klaarzetten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen
26
Naamregistratie inrichten

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Programma en werkwijze toelichten
29
Excelbasics demonstreren
30
Koffiepauze serveren
2 personen
31
Oefeningen begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Dieetmaaltijden uitserveren
35
Geavanceerde functies demonstreren
36
Oefeningen nabespreken
2 personen
37
Laatste vragen beantwoorden
38
Materialen innemen
2 personen
39
Laptops afsluiten en verzamelen
2 personen
40
Restanten gekoeld opbergen

Nazorg

41
Zaal opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Apparatuur inpakken
2 personen
45
Zaal schoonmaken
2 personen
46
Deelnemersbestanden veiligstellen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven boodschappen opruimen
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Docententafel
Kledingrek

Apparatuur

Laptopsaantal 20
Computermuizenaantal 20
Laptopladersaantal 20
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Draadloze presenter
Wifi-router

Kantoor

Whiteboard
Flip-overstandaard
Flip-overblokkenaantal 2
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 30
Ringbandenaantal 24
Sticky notesaantal 10
Flip-overstiftenaantal 2

Documentatie

Hand-outsaantal 24

Servies

Koffiemokkenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30
Serveertraysaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasteil
Handveger en blik
Dweilmop
Microvezeldoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer een laptop, muis en werkplek en houd minimaal één reserveplek achter de hand. Controleer de laptopladers en laad alle apparaten uiterlijk de avond ervoor op.
Test de oefenbestanden minstens 3 dagen vooraf op de laptops waarmee je werkt. Controleer daarbij formules, tabbladen, invoervelden en de bestanden die deelnemers zelf moeten opslaan.
Zet bestanden ook lokaal op de laptops en neem een kopie mee op een USB-stick of andere offline opslag. Zo loopt de workshop niet vast als de wifi-router of internetverbinding uitvalt.
Sluit beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapters, stekkerdozen en verlenghaspels vóór binnenkomst aan. Reserveer 30 minuten voor een volledige techniekcheck, inclusief het beeld van de presentatielaptop.
Verwerk dieetwensen en lunchkeuzes zodra de aanmeldingen binnenkomen, niet pas bij het boodschappen doen. Zet koffie, thee, water en het lunchbuffet klaar voordat de eerste oefening begint, zodat je de workshop niet hoeft te onderbreken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een Excelworkshop voor te bereiden?: Reken op minimaal 7 dagen voor een kleine workshop. Reserveer de eerste dagen voor locatie, aanmeldingen en programma, en test de oefenbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel laptops heb je nodig voor een Excelworkshop?: Voorzie één laptop per deelnemer en plan daarnaast 1 reserve-laptop als de groep uit maximaal 10 personen bestaat. Neem per laptop ook een muis, lader en werkende aansluiting mee.
Wanneer moet je de oefenbestanden voor een Excelworkshop testen?: Test alle bestanden minstens 3 dagen vóór de workshop en nogmaals op de dag zelf. Open elk bestand op een deelnemerslaptop en controleer of formules, opmaak en opslag correct werken.
Hoe lang van tevoren moet je de zaal voor een Excelworkshop opbouwen?: Begin minstens 60 minuten voor de ontvangst met opbouwen. Zet eerst tafels, stoelen en laptops klaar, controleer daarna de techniek en leg hand-outs, naamkaartjes en schrijfmateriaal neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.