Boodschappenlijst voor een erfgoedfestival

Een erfgoedfestival combineert lezingen, ambachtsdemonstraties en muziekoptredens, waardoor je meer nodig hebt dan alleen tafels en koffie. Denk aan aparte voorzieningen voor publiek, sprekers, artiesten en demonstraties. Deze boodschappenlijst helpt je de inrichting, het eten en drinken, de techniek en de ontvangst op tijd klaar te zetten. Controleer de aantallen op basis van het verwachte bezoekersaantal en tel materiaal voor minstens 10% extra gebruik mee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Terrasverwarmersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Historische banierenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Plakgumaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Touwrollenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Plat mineraalwater - 18 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Pilsener - 8 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini witte broodjes - 120 stuks
- Mini bruine broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Beenham - 2 kilo
- Komkommer - 4 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika - 3 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 6 kilo
- Peren - 4 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Aardbeien - 3 kilo
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Zoutjesmix - 8 zakken
- Borrelnoten - 5 kilo
- Kruidnoten - 3 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Appeltaart - 6 taarten
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Knoflook - 6 bollen
- Cocktailprikkers - 5 dozen
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 250 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Composteerbare afvalzakken - 50 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Zakdoekjes - 20 pakjes

Informatie

Programmaboekjesaantal 220
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 24
Registratieformulierenaantal 200
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 10
Polsbandjesaantal 220
Routekaartenaantal 150
Plastic insteekhoezenaantal 50
Markeerstiftenaantal 12

Tentoonstelling

Presentatiepanelenaantal 16
Vitrinekastenaantal 4
Objectstandaardenaantal 20
Objectlabelsaantal 60
Katoenen handschoenenaantal 20
Archiefdozenaantal 12
Vergrootglazenaantal 10

Workshop

Werkbankenaantal 6
Werkbankmattenaantal 6
Houten plankjesaantal 100
Knutselpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Scharenaantal 25
Lijmsticksaantal 40
Kwastenaantal 30
Acrylverfaantal 20
Beschermschortenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Emmersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmers voor schoonmaakaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 3
Hameraantal 3
Tangenaantal 4
Rolmatenaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Grondpennenaantal 40
Rubberhamersaantal 4

Verkeer

Verkeerskegelsaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 4
Bezoekershekjesaantal 10

Tips

Reken voor de ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur. Zet herbruikbare bekers, glazen, schenkkannen en minstens twee koelboxen klaar als er geen vaste koeling dichtbij is.
Voor een programma met sprekers en muziek heb je per gelijktijdige geluidsplek minimaal 1 microfoon, 1 standaard en 1 luidspreker nodig. Test de geluidsmixer en verlengkabels uiterlijk op de ochtend vóór het festival.
Neem voor demonstraties extra werk- en buffettafels mee: minimaal 1 tafel per ambachtelijke activiteit en 1 aparte tafel voor materialen of uitgestalde voorwerpen. Zo blijven publieksroute en demonstratieplek gescheiden.
Zet bij regen of felle zon alle partytenten minstens 24 uur vooraf op de plattegrond. Controleer ook of podiumdelen, tafels en stoelen onder de tent passen; reserveer bij kou terrasverwarmers en houd brandstof of stroomvoorziening apart.
Vergeet de kleine ontvangstmaterialen niet: naamkaartjes, programma's, routebeschrijving en bewegwijzering. Laat het programma uiterlijk 3 werkdagen vóór het festival drukken en leg per vrijwilliger een klein voorraadpakket klaar met extra exemplaren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een erfgoedfestival?: Neem minimaal 2,5 herbruikbare bekers per verwachte bezoeker voor een kort festival met doorlopende drankuitgifte. Plan daarnaast 10% extra, dus bij 200 bezoekers ongeveer 550 bekers.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een erfgoedfestival?: Reken op minimaal 1 tafel per ambachtsdemonstratie, plus 1 buffettafel per uitgiftepunt en 1 tafel voor ontvangst of registratie. Tel 10% extra capaciteit als meerdere activiteiten tegelijk plaatsvinden.
Wanneer moet ik de techniek voor sprekers en muziek regelen?: Bevestig luidsprekers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, de geluidsmixer en verlengkabels uiterlijk 1 week vooraf. Test alles nogmaals op de festivaldag, minstens 2 uur vóór de eerste spreker.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een erfgoedfestival?: Voor een programma van 3 tot 4 uur kun je rekenen met 2 koppen koffie of thee per bezoeker. Koop voor 200 bezoekers dus voorraad voor ongeveer 400 koppen en houd 10% extra achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.