Erfgoedfestival organiseren: complete checklist
Een erfgoedfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt erfgoedsprekers, ambachtsdemonstraties en muziek, maar ook vergunningen, verzekeringen, publieksinformatie en een werkbare indeling op het terrein. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en leveringen. In de laatste week controleer je vooral het weer, de boodschappen, techniek en tentlocaties. Zo voorkom je dat een ontbrekende microfoon, onduidelijke route of te late levering het festival vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Erfgoedsprekers vastleggen
2 personen
Ambachtsdemonstraties vastleggen
2 personen
Muziekoptredens vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekeringspapieren controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
2 personen
Posters verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving maken
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tentlocaties uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumvloer plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Tentoonstelling inrichten
4 personen
Erfgoedobjecten plaatsen
4 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Demonstratietafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Bar en buffet klaarzetten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Opening aankondigen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Ambachtsdemonstraties begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Lezingen aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Lichtniveau controleren
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tentoonstelling afbreken
4 personen
Erfgoedobjecten veilig inpakken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Locatie vegen
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen opslaan
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Podiumdelenaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Terrasverwarmersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 150
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Schenkkannenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Tangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Aluminiumfolieaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Historische banierenaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
- Krijtbordenaantal 8
- Fotowandenaantal 2
- Tafelnummersaantal 20
- Naamkaartjesaantal 100
- Plakgumaantal 8
- Dubbelzijdige tapeaantal 10
- Touwrollenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 10
Catering
- Boodschappen
Informatie
- Programmaboekjesaantal 220
- Pijlbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 24
- Registratieformulierenaantal 200
- Pennenaantal 30
- Clipboardsaantal 10
- Polsbandjesaantal 220
- Routekaartenaantal 150
- Plastic insteekhoezenaantal 50
- Markeerstiftenaantal 12
Tentoonstelling
- Presentatiepanelenaantal 16
- Vitrinekastenaantal 4
- Objectstandaardenaantal 20
- Objectlabelsaantal 60
- Katoenen handschoenenaantal 20
- Archiefdozenaantal 12
- Vergrootglazenaantal 10
Workshop
- Werkbankenaantal 6
- Werkbankmattenaantal 6
- Houten plankjesaantal 100
- Knutselpapieraantal 500
- Kleurpotlodenaantal 20
- Viltstiftenaantal 20
- Scharenaantal 25
- Lijmsticksaantal 40
- Kwastenaantal 30
- Acrylverfaantal 20
- Beschermschortenaantal 30
- Werkhandschoenenaantal 30
- Emmersaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalbakdekselsaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Emmers voor schoonmaakaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Papieren handdoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Toiletpapierhoudersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Waarschuwingsbordenaantal 8
- Brandblussersaantal 4
Gereedschap
- Accuboormachinesaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 3
- Hameraantal 3
- Tangenaantal 4
- Rolmatenaantal 3
- Tie-wrapsaantal 200
- Ducttapeaantal 8
- Grondpennenaantal 40
- Rubberhamersaantal 4
Verkeer
- Verkeerskegelsaantal 12
- Parkeerbordenaantal 8
- Fietsenrekkenaantal 4
- Bezoekershekjesaantal 10
Tips
- Leg sprekers, ambachtsdemonstraties en muziekoptredens vroeg vast en zet per onderdeel een begintijd, eindtijd en contactpersoon in het programma. Reserveer daarnaast tijd voor wissels en opbouw, zodat optredens niet direct op elkaar aansluiten.
- Controleer vergunningen en verzekeringspapieren voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan deze controle minimaal 6 weken voor het festival; eventuele voorwaarden kunnen invloed hebben op tentlocaties, geluid en publieksstromen.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een vrijwilligersindeling met taken per tijdsblok. Wijs aparte personen aan voor ontvangst, sprekersbegeleiding, catering, techniek en het controleren van leveringen.
- Tel servies en apparatuur per onderdeel van het programma in plaats van alleen per bezoeker. Controleer onder meer herbruikbare bekers, koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, luidsprekers, microfoons en verlengkabels voordat je boodschappen doet.
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en zet daarna de tentlocaties uit. Leg ook vast waar tafels, stoelen, podiumdelen en terrasverwarmers komen; zo kan de opbouwploeg meteen beginnen en blijven routes vrij.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een erfgoedfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Regel vergunningen, verzekering en vaste onderdelen zoals sprekers en muziek uiterlijk 6 weken voor het festival.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een erfgoedfestival?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Vraag dieetwensen en aanmeldingen direct mee uit, zodat je uiterlijk 2 weken voor het festival reserveringen, catering en naamkaartjes kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een erfgoedfestival?
- Plan minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige publieks- of programmapost en voeg per shift één coördinator toe. Werk met blokken van 3 tot 4 uur, zodat ontvangst, techniek, catering en rondleidingen doorlopend bezet blijven.
- Wanneer controleer ik materialen en leveringen voor het festival?
- Bevestig leveringen 7 dagen vooraf en controleer alle materialen uiterlijk 2 dagen voor de opbouw. Test geluidsmixer, luidsprekers, draadloze microfoons en verlengkabels dan ook op de geplande locatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!