Zo organiseer je een erfgoedfestival

Begin met de datum, locatie en het verhaal dat bezoekers tijdens het erfgoedfestival meenemen. Werk daarna het programma uit met erfgoedsprekers, ambachtsdemonstraties en muziekoptredens, en leg afspraken schriftelijk vast. Regel vergunningen, verzekering en publiciteit ruim voordat je uitnodigingen en posters verspreidt. In de laatste weken draait de organisatie vooral om aanmeldingen, vrijwilligers, materialen, catering en een praktische controle van route, tentlocaties en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Erfgoedsprekers vastleggen
2 personen
4
Ambachtsdemonstraties vastleggen
2 personen
5
Muziekoptredens vastleggen
2 personen
6
Vergunningen controleren
2 personen
7
Verzekeringspapieren controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Festival online publiceren
2 personen
10
Posters verspreiden
4 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Programma laten drukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Routebeschrijving maken
18
Weersverwachting controleren
19
Leveringen bevestigen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Tentlocaties uitzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
28
Podiumvloer plaatsen
4 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Tentoonstelling inrichten
4 personen
32
Erfgoedobjecten plaatsen
4 personen
33
Informatieborden plaatsen
3 personen
34
Demonstratietafels inrichten
4 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Bar en buffet klaarzetten
4 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Hapjes uitstallen
3 personen
40
Registratietafel klaarzetten
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Veiligheidsroute vrijmaken
3 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Aanmeldingen afvinken
2 personen
48
Opening aankondigen
49
Rondleidingen begeleiden
3 personen
50
Ambachtsdemonstraties begeleiden
4 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
52
Lezingen aankondigen
53
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Buffet aanvullen
2 personen
59
Afval verzamelen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Lichtniveau controleren
62
Laatste programmaonderdeel aankondigen
63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Tentoonstelling afbreken
4 personen
69
Erfgoedobjecten veilig inpakken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Verlichting demonteren
3 personen
72
Partytenten afbreken
6 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
74
Locatie vegen
3 personen
75
Sanitair schoonmaken
2 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Materialen retourneren
3 personen
79
Gevonden voorwerpen opslaan
80
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
81
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Terrasverwarmersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Historische banierenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Plakgumaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Touwrollenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 220
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 24
Registratieformulierenaantal 200
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 10
Polsbandjesaantal 220
Routekaartenaantal 150
Plastic insteekhoezenaantal 50
Markeerstiftenaantal 12

Tentoonstelling

Presentatiepanelenaantal 16
Vitrinekastenaantal 4
Objectstandaardenaantal 20
Objectlabelsaantal 60
Katoenen handschoenenaantal 20
Archiefdozenaantal 12
Vergrootglazenaantal 10

Workshop

Werkbankenaantal 6
Werkbankmattenaantal 6
Houten plankjesaantal 100
Knutselpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Scharenaantal 25
Lijmsticksaantal 40
Kwastenaantal 30
Acrylverfaantal 20
Beschermschortenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Emmersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmers voor schoonmaakaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 3
Hameraantal 3
Tangenaantal 4
Rolmatenaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Grondpennenaantal 40
Rubberhamersaantal 4

Verkeer

Verkeerskegelsaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 4
Bezoekershekjesaantal 10

Tips

Plan het programma eerst op tijdsblokken en bouw ruimte in tussen onderdelen. Zo kunnen bezoekers wisselen tussen een lezing, ambachtsdemonstratie en muziekoptreden zonder dat alles direct uitloopt.
Controleer vergunningen en verzekeringspapieren zodra datum en locatie vaststaan. Wacht niet tot de laatste maand: eventuele voorwaarden voor tenten, podiumdelen, geluid of publieksstromen kunnen je indeling nog veranderen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en maak uiterlijk een week vooraf de reserveringen en boodschappen definitief. Controleer daarna apart de aantallen voor hapjes, dranken, koffie, servies en warmhoudbakken.
Maak een vrijwilligersindeling met minimaal één aanspreekpunt per zone: ontvangst, programma, catering en techniek. Zet ook een routebeschrijving en naamkaartjes klaar; die kleine onderdelen worden vaak pas op de festivaldag gemist.
Doe twee dagen vooraf een materiaal- en leveringscontrole. Test geluidsmixer, luidsprekers, draadloze microfoons en verlengkabels, zet tentlocaties uit en bepaal op basis van het weer of terrasverwarmers nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een erfgoedfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Leg sprekers, ambachtsdemonstraties en muziekoptredens daarna zo snel mogelijk vast, zodat publiciteit en aanmeldingen minimaal 6 weken voor het festival kunnen starten.
Wanneer regel je vergunningen voor een erfgoedfestival?: Controleer de vergunningseisen direct nadat locatie en opzet zijn bevestigd, dus idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag na of tenten, podiumdelen, versterkt geluid en publieksontvangst extra voorwaarden hebben.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een erfgoedfestival?: Plan minimaal 1 aanspreekpunt voor ontvangst, programma, catering en techniek. Voeg per drukke zone extra vrijwilligers toe en maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer controleer je het materiaal voor een erfgoedfestival?: Maak 2 dagen vooraf een volledige controle van meubilair, servies, apparatuur en kabels. Test geluidsapparatuur en microfoons dan ook echt, in plaats van alleen te controleren of ze aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.