Checklist voor een directievergadering organiseren

Een directievergadering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een agenda en een vergadertafel. Je moet deelnemers, stukken, techniek, catering en de ruimte op elkaar afstemmen. Begin met de deelnemerslijst en datum, verzamel daarna tijdig alle input voor de agenda en presentaties. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, apparatuur, naamkaartjes en geprinte vergaderstukken. Op de dag zelf draait het vooral om een logische ruimte-indeling, een werkende presentatie en een vlotte ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Vergaderruimte reserveren
Agenda opstellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergaderstukken verzamelen
Presentaties verzamelen
Praktische informatie delen
Maaltijd en menu bepalen
2 personen
Benodigdheden controleren
Boodschappenlijst maken
Techniek testen
Vergaderstukken printen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Diner voorbereiden
2 personen
Ruimte-indeling bepalen

Event

Vergaderruimte openen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Vergaderstukken klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
Hapjes klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Notulen maken
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
Servies verzamelen
2 personen
Restanten veilig opbergen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
Geleende spullen retourneren
Notulen verspreiden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelaantal 2
Stoelenaantal 14
Bijzettafelsaantal 2
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Projectiescherm
Beamer
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoeraantal 2
Stekkerdoosaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 14
Wijnglazenaantal 14
Koffiekopjesaantal 14
Dinerbordenaantal 14
Dessertbordenaantal 14
Besteksetsaantal 14

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokers
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2

Kantoor

Naamkaartjesaantal 14
Balpennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 14
Flip-over
Markeerstiftenaantal 4
Presentatieafstandsbediening

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasborstelaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de agenda uiterlijk 7 dagen vooraf en vraag presentaties en vergaderstukken op met een duidelijke aanlevertermijn. Zo houd je tijd over om documenten te controleren en te printen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, bij voorkeur uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering. Stem het menu daarna af op het aantal deelnemers en de duur van de bijeenkomst.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en presentatieafstandsbediening minimaal 1 dag vooraf. Neem ook een alternatief mee als de presentatie niet direct vanaf de laptop werkt.
Leg per deelnemer een naamkaartje, balpen, notitieblok en vergaderstukken klaar. Controleer de aantallen aan de hand van de definitieve deelnemerslijst en leg enkele extra sets apart.
Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen goed, sluit de apparatuur aan, koel de dranken en zet koffie, thee, water en hapjes klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een directievergadering organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken van tevoren met de deelnemerslijst, uitnodigingen en reservering van de vergaderruimte. Plan de agenda en vraag vergaderstukken en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op.
Wanneer moet de agenda voor een directievergadering klaar zijn?: Stuur de agenda idealiter 5 tot 7 dagen voor de vergadering rond. Geef deelnemers daarna nog minimaal 2 werkdagen om aanvullingen of ontbrekende stukken door te geven.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het klaarzetten van een directievergadering?: Reken op minimaal 60 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het aansluiten en testen van de techniek, het klaarleggen van stukken en het voorbereiden van koffie, thee en hapjes.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een directievergadering?: Bepaal het menu uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag van tevoren en zet dranken en houdbare benodigdheden tijdig klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.