Checklist voor een aanbestedingsbijeenkomst organiseren
Een aanbestedingsbijeenkomst vraagt om een strakke planning: deelnemers moeten op tijd weten waar en wanneer ze worden verwacht, terwijl presentaties, registratie en techniek klaarstaan. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en inhoudelijke voorbereiding. Plan een apart controlemoment voor presentaties, dieetwensen en vragen van deelnemers. Op de dag zelf draait veel om een werkende registratiebalie, getest beeld en geluid en documenten die direct beschikbaar zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanwezigheidslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers verzamelen
Agenda met sprekers delen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Naambadges voorbereiden
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Documenten klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Presentatiemateriaal archiveren
Ingekomen vragen beantwoorden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Bordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Kantoor
- Naambadgesaantal 50
- Badgehoudersaantal 50
- Notitieblokkenaantal 50
- Balpennenaantal 60
- Presentatiemappenaantal 50
- Flip-over
- Flip-overpapieraantal 2
- Stiftenaantal 2
Decoratie
- Tafelkleedensetsaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Naamkaartjes voor tafelsaantal 8
Schoonmaak
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma, begintijd, eindtijd en sprekers uiterlijk drie weken vooraf vast. Zo kun je de agenda met de uitnodiging delen en houd je ruimte voor wijzigingen.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk twee werkdagen vooraf. Gebruik die lijst voor naambadges, registratie en het klaarleggen van documenten.
- Vraag dieetwensen en inhoudelijke vragen tegelijk met de aanmelding uit. Controleer de antwoorden minimaal vijf werkdagen vooraf, zodat hapjes en antwoorden niet op het laatste moment geregeld hoeven worden.
- Ontvang presentaties uiterlijk twee werkdagen vooraf en controleer elk bestand op indeling, lettertypes, video en aansluitingen. Test laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers daarna samen.
- Richt de registratietafel minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Leg naambadges, badgehouders, deelnemerslijst en documenten klaar en controleer tegelijk tafels, stoelen, catering, afvalbakken en vluchtroutes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aanbestedingsbijeenkomst organiseren?
- Leg datum, locatie en programma bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk drie weken voor de bijeenkomst, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik de presentaties voor een aanbestedingsbijeenkomst ontvangen?
- Vraag presentaties uiterlijk twee werkdagen vooraf op. Controleer ze direct en test de bestanden tijdens de technische proef, zodat je op de dag zelf geen tijd verliest met ontbrekende aansluitingen of beschadigde bestanden.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een aanbestedingsbijeenkomst?
- Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, presentatieruimte en catering. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van projector, laptop, microfoons, luidsprekers en kabels.
- Wanneer maak ik de deelnemerslijst en naambadges?
- Maak de voorlopige lijst vijf werkdagen vooraf en sluit de definitieve versie twee werkdagen vooraf. Print de deelnemerslijst en bereid de naambadges uiterlijk de avond ervoor voor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!