Checklist para organizar una reunión de dirección

Una reunión de dirección requiere más que reservar una sala y enviar una convocatoria. Hay que cerrar la agenda, reunir documentos y presentaciones, confirmar preferencias dietéticas y probar la tecnología antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las 42 tareas y 31 materiales del plan, desde las primeras invitaciones hasta el café, la cena y la apertura de la sala. Sigue el orden y fija responsables para que las decisiones no se retrasen por un detalle práctico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Reservar la sala de reuniones
Elaborar la agenda
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los documentos de la reunión
Recopilar las presentaciones
Compartir información práctica
Definir la comida y el menú
2 personas
Comprobar los suministros necesarios
Hacer la lista de la compra
Probar la técnica
Imprimir los documentos de la reunión
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar la cena
2 personas
Definir la distribución del espacio

Evento

Abrir la sala de reuniones
Colocar mesas y sillas
2 personas
Conectar el equipo
2 personas
Preparar los documentos de la reunión
Preparar café y té
Preparar los aperitivos
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Redactar el acta
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Preparar el bufé de cena
2 personas
Servir la cena
2 personas
Comprobar las comidas especiales
Recoger la vajilla
2 personas
Guardar los restos de forma segura

Seguimiento

Apagar el equipo
Lavar la vajilla
2 personas
Ordenar el espacio
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Recoger la basura
Devolver los objetos prestados
Distribuir las actas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de reunionescant. 2
Sillascant. 14
Mesas auxiliarescant. 2
Perchero

Equipo

Portátil
Pantalla de proyección
Proyector
Cable HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 2
Regletacant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 14
Copas de vinocant. 14
Tazas de cafécant. 14
Platos de cenacant. 14
Platos de postrecant. 14
Cubiertoscant. 14

Cocina

Cafetera
Teteras
Bandejas de serviciocant. 4
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 14
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 14
Pizarra de hojas
Rotuladores fosforescentescant. 4
Mando de presentación

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpiezacant. 6
Cepillo para fregarcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de participantes y envía la invitación con al menos 10 días de antelación. Incluye horario, ubicación, información práctica y una fecha límite para confirmar la asistencia.
Pide las presentaciones y documentos definitivos entre 3 y 5 días antes. Imprime una copia para cada participante y guarda otra versión en el portátil por si falla la conexión.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador, regleta y mando de presentación. Comprueba también que haya enchufes accesibles desde la mesa.
Confirma el menú y las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, idealmente 5 días antes. Calcula las bebidas para toda la jornada y enfríalas el día anterior, no justo antes de abrir la sala.
Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar mesas y sillas, preparar las tarjetas con nombres, conectar el equipo y dejar listos el café, el té y los aperitivos. Reserva los últimos 15 minutos para revisar documentos y limpieza.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de dirección?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes si participan varias personas o hay que preparar presentaciones. Envía la convocatoria al menos 10 días antes y fija la agenda definitiva entre 3 y 5 días antes.
¿Cuándo hay que enviar la agenda de una reunión de dirección?: Comparte una agenda preliminar al enviar la invitación y la versión final entre 3 y 5 días antes. Así los participantes pueden revisar los documentos y señalar cambios antes de la reunión.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y la presentación?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al llegar, entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Lleva un cable HDMI, un alargador y una regleta de repuesto si están disponibles.
¿Cuándo se prepara la comida para una reunión de dirección?: Define el menú y recoge las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Haz la compra el día anterior, enfría las bebidas entonces y prepara el café, el té, los aperitivos y la cena durante la preparación de la sala.

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