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Checkliste für die Vorstandssitzung

Eine Vorstandssitzung läuft reibungslos, wenn Einladungen, Agenda, Raum und Unterlagen rechtzeitig zusammenpassen. Kläre zuerst die Teilnehmerzahl und reserviere den Besprechungsraum, bevor du Technik, Sitzordnung und Verpflegung planst. In den letzten Tagen vor dem Termin sammelst du Präsentationen, druckst die Unterlagen und testest Beamer, Laptop sowie HDMI-Verbindung. Am Sitzungstag selbst zählen vorbereitete Plätze, beschriftete Namensschilder, Getränke und ein verlässlicher Zeitplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Besprechungsraum reservieren

  • Agenda erstellen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tagungsunterlagen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Praktische Informationen teilen

  • Mahlzeit und Menü festlegen

    2 Personen

  • Benötigtes Material prüfen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Technik testen

  • Besprechungsunterlagen ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Abendessen vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

Event

  • Besprechungsraum öffnen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Geräte anschließen

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Snacks bereitstellen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Protokoll erstellen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Protokoll verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischAnz. 2
  • StühleAnz. 14
  • BeistelltischeAnz. 2
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektionsleinwand
  • Beamer
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • SteckdosenleisteAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 14
  • WeingläserAnz. 14
  • KaffeetassenAnz. 14
  • Dinner-TellerAnz. 14
  • DesserttellerAnz. 14
  • BestecksetsAnz. 14

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2

Büro

  • NamensschilderAnz. 14
  • KugelschreiberAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 14
  • Flipchart
  • MarkerAnz. 4
  • Präsentationsfernbedienung

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 6
  • SpülbürsteAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen idealerweise mindestens 14 Tage vorher und setze eine klare Rückmeldefrist. So kannst du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vor der Sitzung einplanen.
  • Lege die Agenda nicht erst am Vorabend fest. Verschicke sie zusammen mit den praktischen Informationen und sammle Präsentationen sowie Tagungsunterlagen spätestens drei Werktage vor dem Termin.
  • Plane die Technik mit einem vollständigen Test am Vortag: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Steckdosenleiste müssen zusammen funktionieren. Eine Präsentationsfernbedienung und Ersatzmarker gehören ebenfalls griffbereit in den Raum.
  • Richte den Raum mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tisch und Stühle auf, lege Unterlagen, Notizblöcke, Kugelschreiber und Namensschilder bereit und prüfe, ob jede Person gut sehen und hören kann.
  • Kalkuliere Getränke und Verpflegung anhand der Dauer und Personenzahl, statt erst während der Sitzung einzukaufen. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffee und Tee vor Beginn bereit und kläre das Abendessen früh genug mit dem Menü ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Vorstandssitzung einladen?
Verschicke die Einladung mindestens 14 Tage vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 5 bis 7 Tagen, damit Raumgröße, Unterlagen und Verpflegung planbar sind.
Wann muss die Agenda für die Vorstandssitzung fertig sein?
Eine belastbare Agenda sollte spätestens 3 Werktage vor der Sitzung verschickt werden. Fordere Präsentationen und Beiträge ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt an, damit die Unterlagen gesammelt und gedruckt werden können.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung des Sitzungsraums?
Plane am Sitzungstag mindestens 45 Minuten für Raumaufteilung, Bestuhlung, Geräte, Unterlagen und Namensschilder ein. Den Techniktest erledigst du zusätzlich am Vortag, damit du bei Problemen noch reagieren kannst.
Wie viele Getränke braucht man für eine Vorstandssitzung?
Rechne bei einer mehrstündigen Sitzung mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und stelle zusätzlich Kaffee oder Tee bereit. Bei einem anschließenden Abendessen planst du die Getränke für den gesamten Zeitraum und kühlst sie vor Beginn.

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