Wat heb je nodig voor een aanbestedingsbijeenkomst?

Voor een aanbestedingsbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatiescherm. Richt de ontvangst in met een registratietafel, naambadges en een actuele deelnemerslijst. Voor presentaties zijn een laptop, projector, scherm, HDMI-kabels en verlenghaspels nodig; controleer vooraf of alles op elkaar aansluit. Reken daarnaast servies, koffievoorzieningen, water, hapjes en afvalbakken mee. De volledige boodschappenlijst hieronder helpt je om niets voor de ontvangst of presentatie te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Kantoor

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Presentatiemappenaantal 50
Flip-over
Flip-overpapieraantal 2
Stiftenaantal 2

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Naamkaartjes voor tafelsaantal 8

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 10 stuks
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Mini pistolets - 80 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Mini croissants - 60 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Dipsaus - 6 potten
- Rijst - 4 kilo
- Pasta - 4 kilo
- Pastasaus - 8 potten
- Groentemix - 6 kilo
- Gemengde salade - 5 kilo
- Kipfilet - 5 kilo
- Vegetarische burgers - 20 stuks
- Veganistische maaltijdporties - 8 stuks
- Vinaigrette - 3 flessen
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Olijfolie - 2 liter
- Broodjes voor dessert - 50 stuks
- Brownies - 50 stuks
- Vers fruit voor dessert - 5 kilo
- Slagroom - 2 liter
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren servetten - 200 stuks

Tips

Leg per aangemelde deelnemer één naambadge, badgehouder en notitieblok klaar. Print de deelnemerslijst pas na de laatste aanmeldingscontrole, zodat namen en aantallen kloppen.
Plan minimaal 30 minuten vóór de start voor het testen van laptop, projector, scherm, microfoons en luidsprekers. Neem minstens één HDMI-kabel en een verlenghaspel als reserve mee.
Zet koffie, thee en water uiterlijk 20 minuten voor ontvangst klaar. Gebruik thermoskannen wanneer deelnemers niet allemaal tegelijk bij het buffet komen.
Stem servies en hapjes af op het verwachte aantal deelnemers en leg ongeveer 10 procent extra borden, kopjes, glazen en besteksets klaar. Zo kom je niet tekort bij onverwachte aanmeldingen.
Zet afvalbakken bij de registratietafel, het buffet en de presentatieruimte. Controleer vóór de bijeenkomst ook of tafels, stoelen en kledingrekken logisch staan en doorgangen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een aanbestedingsbijeenkomst?: Voor de ontvangst heb je onder meer een registratietafel, naambadges, badgehouders en een deelnemerslijst nodig. Voor de presentatie zijn een laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, verlenghaspels, stekkerdozen, microfoons en luidsprekers nodig. Reken daarnaast koffievoorzieningen, water, servies, hapjes en afvalbakken mee.
Hoeveel naambadges moet ik bestellen voor een aanbestedingsbijeenkomst?: Bestel één naambadge en één badgehouder per aangemelde deelnemer, spreker en organisator. Houd 10 procent extra aan, met minimaal 2 reservebadges, voor late aanmeldingen of beschadigde badges.
Wanneer moet ik de apparatuur voor de bijeenkomst testen?: Test laptop, projector, scherm, microfoons en luidsprekers uiterlijk 30 minuten vóór de start. Controleer ook vooraf of de HDMI-kabels passen en of er genoeg aansluitpunten, stekkerdozen en verlenghaspels beschikbaar zijn.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een aanbestedingsbijeenkomst?: Neem per verwachte deelnemer één bord, koffiekopje, waterglas en bestekset mee. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar, met minimaal 2 extra stuks per soort, voor morsen, wisseling of onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.