Réunion de direction : la checklist pour ne rien oublier

Une réunion de direction demande plus qu’une salle et un ordre du jour. Il faut coordonner les participants, les documents, les présentations, la technique et les repas sans laisser les derniers détails au matin même. Cette checklist de 42 tâches et 31 fournitures suit la préparation dans l’ordre : invitations, inscriptions, installation, réunion et dîner. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque élément avant l’arrivée des dirigeants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Réserver une salle de réunion
Établir l’agenda
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les documents de réunion
Rassembler les présentations
Partager les informations pratiques
Définir le repas et le menu
2 personnes
Vérifier le matériel nécessaire
Faire la liste des courses
Tester la technique
Imprimer les documents de réunion
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le dîner
2 personnes
Déterminer l’aménagement de l’espace

Événement

Ouvrir la salle de réunion
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Préparer les documents de réunion
Préparer le café et le thé
Préparer les en-cas
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Rédiger le compte rendu
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité

Suivi

Éteindre l’équipement
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger la salle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rassembler les déchets
Rendre les articles empruntés
Diffuser le compte rendu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réunionqté 2
Chaisesqté 14
Tables d'appointqté 2
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Câble HDMIqté 2
Rallongeqté 2
Multipriseqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 14
Verres à vinqté 14
Tasses à caféqté 14
Assiettes de dînerqté 14
Assiettes à dessertqté 14
Couvertsqté 14

Cuisine

Machine à café
Bouilloires
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 14
Stylos à billeqté 20
Blocs-notesqté 14
Paperboard
Marqueursqté 4
Télécommande de présentation

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 6
Brosse à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations dès que la date et la salle sont confirmées, puis fixez une date limite d’inscription. Prévoyez au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires et les contraintes pratiques.
Finalisez l’ordre du jour et rassemblez les présentations avant la réunion. Imprimez les documents de travail en fonction du nombre de participants, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Une présentation complète de 15 minutes permet de repérer un adaptateur manquant ou un problème de connexion.
Préparez l’accueil avant l’ouverture de la salle : badges nominatifs, stylos, blocs-notes, eau et porte-manteau. Installez les tables et les chaises selon le nombre confirmé, plutôt que selon la liste initiale des invités.
Organisez le repas et les pauses après avoir confirmé les inscriptions et les allergies. Refroidissez les boissons à l’avance, préparez le café et le thé avant l’arrivée du groupe, puis gardez les plateaux et la vaisselle accessibles sans interrompre la réunion.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de direction ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, surtout si plusieurs agendas doivent être coordonnés. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer les places, les badges et le repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la technique, la préparation des documents et le test d’une présentation.
Quand tester le matériel pour une réunion de direction ?: Faites un premier test la veille et un contrôle rapide 30 minutes avant l’ouverture de la salle. Vérifiez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et la télécommande de présentation.
Combien de documents faut-il imprimer pour une réunion de direction ?: Imprimez un exemplaire par participant confirmé et ajoutez 2 à 3 exemplaires de réserve. Faites-le au plus tard la veille, après la dernière mise à jour des présentations et des documents de réunion.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.