Designmarkt organiseren: checklist en planning

Een designmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en voorwaarden, daarna deelnemers, standindeling en publiekscommunicatie. Regel stroom, betaalmogelijkheden en afval niet pas op de marktdag; die bepalen of standhouders goed kunnen werken. Plan ook tijd voor het testen van pinapparaten, kassasystemen en verlengkabels. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, inrichting en laatste boodschappen voor de opening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Promotietekst publiceren
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Catering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Kassasysteem testen
2 personen
Betaalrekeningen voorbereiden
Verlengkabels testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Marktkramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stands nummeren
2 personen
Displays en rekken plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Bezoekersontvangst verzorgen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kassa bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Publieksstroom controleren
2 personen
Eindsignaal aankondigen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tenten en kramen afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afnemen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Partytentenaantal 8
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 18
Presentatiekubussenaantal 24
Schoenenrekkenaantal 8
Spiegelsaantal 8
Tafelkledenaantal 28
Kleedkamerrekkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 3
Kassaladesaantal 2
Tabletsaantal 3
Wifirouter
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Handmicrofoon
Mobiele speakeraantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Steekwagensaantal 2
Laddersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED bouwlampenaantal 6
Lampstatievenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Standbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 20
Fotowand

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Opbergboxenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de deelnemers bevestigd zijn en stuur de plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf door. Vermeld per stand de beschikbare ruimte, het stroompunt en de aanrij- of opbouwinformatie.
Test pinapparaten, kassalades, tablets en de wifirouter minimaal 3 dagen voor de markt op de locatie. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de geplande stands.
Plan de opbouw in blokken van 30 minuten en laat standhouders niet allemaal tegelijk aankomen. Zet standbordjes, pijlborden en het welkomstbord klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig de catering daarna met het definitieve aantal personen. Controleer op de dag zelf of koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen op veilige stroompunten staan.
Maak een aparte laatste-controlelijst voor de avond ervoor: plattegrond, deelnemerslijst, naamkaartjes, betaalrekeningen, boodschappen en bewegwijzering. Zo voorkom je dat kleine spullen zoals gaffer tape of standbordjes pas tijdens de opbouw worden gezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemersvoorwaarden. Reserveer catering, afvalinzameling en eventuele materialen zodra de verwachte omvang bekend is.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een designmarkt?: Nodig standhouders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf uit en sluit de inschrijving uiterlijk 3 weken voor de markt. Bevestig daarna de definitieve standplaats en stuur de praktische informatie minstens 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een designmarkt?: Reken voor een markt met meerdere stands op minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd, inclusief kramen, tafels, bewegwijzering en stroom. Laat betaalapparatuur en verlichting uiterlijk 30 minuten voor opening getest zijn.
Wat moet ik één dag voor een designmarkt controleren?: Controleer de deelnemerslijst, plattegrond, catering, afvalinzameling, boodschappen en alle betaal- en stroommaterialen. Leg naamkaartjes, standbordjes, pijlborden en gaffer tape apart, zodat je ze tijdens de opbouw direct kunt gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.