Checklist para organizar un mercado de diseño

Organizar un mercado de diseño requiere coordinar a los participantes, el espacio y los pagos con bastante antelación. Empieza cerrando la fecha, la ubicación, los permisos y el seguro; después abre las inscripciones y define las condiciones de participación. Cuando conozcas el número de puestos, podrás preparar el plano, la electricidad, la señalización y el catering. Esta checklist reúne 75 tareas y 64 materiales para llegar al día del mercado con la logística comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Invitar a los participantes
2 personas
Publicar el texto promocional
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Reservar el catering
Reservar recogida de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir la lista de participantes
Preparar la señalización
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Probar el sistema de caja
2 personas
Preparar las cuentas para pagar
Probar cables de extensión
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar los puestos del mercado
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Colocar expositores y estanterías
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
Abrir el registro de participantes
2 personas
Atender la recepción de visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Operar la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Controlar el flujo de público
2 personas
Anunciar la señal final
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar carpas y puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los expositores sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Carpas de fiestacant. 8
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 18
Cubos de presentacióncant. 24
Surtidores para zapatoscant. 8
Espejoscant. 8
Mantelescant. 28
Percheros para camerinoscant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 3
Bandejas de cajacant. 2
Tabletscant. 3
Router wifi
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Micrófono de mano
Altavoz portátilcant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2
Escalerascant. 2
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Focos LED de obracant. 6
Soportes para lámparascant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 8
Pizarrascant. 6
Guirnaldascant. 10
Plantascant. 20
Photowall

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenajecant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro y condiciones de participación antes de invitar a los diseñadores. Si el formulario no incluye límites, horarios y necesidades del puesto, tendrás que resolver cambios a última hora.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para revisar cada solicitud y recoger preferencias dietéticas. Confirma la lista final antes de dibujar el plano de puestos y avisa a cada responsable de su ubicación.
Comprueba la electricidad puesto por puesto y prueba los cables alargadores, las regletas y el router wifi antes del montaje. El día del mercado, un punto de corriente insuficiente puede afectar tanto a los datáfonos como a las tablets.
Prepara por separado la documentación de montaje y la de cobro: imprime el plano y la lista de participantes, y deja listas las cuentas para pagar. Haz una prueba completa del sistema de caja antes de abrir las puertas.
No dejes para el último día la recogida de residuos, la señalización ni el catering. Coloca carteles de bienvenida, de puestos y direccionales antes de que llegue el público, y confirma horarios y cantidades con los proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de diseño?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva pronto la ubicación, tramita los permisos y el seguro, y deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, plano, compras y señalización.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para confirmar cada puesto, recoger preferencias dietéticas, preparar el plano y comunicar la información de montaje.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado de diseño?: El día anterior prueba los datáfonos, tablets, router wifi, cables alargadores y regletas, y revisa la lista de la compra. También conviene tener impresos el plano, la lista de participantes y la señalización.
¿Cuántos puntos de electricidad necesito para un mercado de diseño?: Depende del número de puestos y de los equipos que utilicen, así que pregunta por las necesidades eléctricas en el formulario de inscripción. Haz una revisión puesto por puesto y confirma los puntos disponibles al menos 7 días antes.

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