Checklist pour organiser un salon du design

Un salon du design se prépare comme un projet d’exposition : le lieu, les autorisations et les conditions de participation doivent être cadrés avant de lancer les inscriptions. Ensuite viennent la sélection des exposants, le plan des stands, la communication et les besoins techniques. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, préparer les badges, tester les paiements et vérifier l’alimentation électrique. Cette checklist rassemble 75 tâches et 64 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Inviter les participants
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer la liste des participants
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Tester le système de caisse
2 personnes
Préparer les comptes de paiement
Tester les rallonges
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer les présentoirs et les rayonnages
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
Assurer l’accueil des visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Contrôler le flux de public
2 personnes
Annoncer le signal de fin
Faire démonter les stands
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants du déroulement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 8
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 18
Cubes de présentationqté 24
Porte-chaussuresqté 8
Miroirsqté 8
Nappesqté 28
Portants de logeqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 2
Tablettesqté 3
Routeur Wi-Fi
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Microphone à main
Haut-parleur portableqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2
Échellesqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Projecteurs LEDqté 6
Pieds de lampeqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantesqté 20
Mur photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant toute invitation, puis vérifie les autorisations et l’assurance : ces points conditionnent les conditions de participation et le formulaire d’inscription.
Demande les besoins alimentaires et techniques dès l’inscription. Une relance 7 à 10 jours avant le salon évite de découvrir trop tard qu’un exposant nécessite une prise, une table ou un aménagement particulier.
Dessine le plan des stands avant d’informer les exposants. Prévois les tables, chaises, portants, miroirs et cubes de présentation, puis imprime un exemplaire du plan pour l’installation.
Teste les terminaux de paiement, les tiroirs-caisses, les tablettes et le routeur Wi-Fi au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi chaque rallonge et multiprise sur place, pas seulement dans leur emballage.
Prépare la signalétique, les badges, la liste des participants et le plan imprimé la veille. Garde du ruban gaffer, des rallonges et quelques panneaux indicateurs accessibles pendant le montage : ce sont les ajustements souvent oubliés.

Questions fréquentes

Comment organiser un salon du design ?: Commence par confirmer la date et le lieu, puis règle les autorisations, l’assurance et les conditions de participation. Lance ensuite les inscriptions et la communication, avant de finaliser les stands, le catering, la signalétique et les paiements.
Quand lancer les inscriptions pour un salon du design ?: Lance-les dès que le lieu, la date, les conditions de participation et le formulaire sont validés. Confirme les participants après traitement des inscriptions, puis fais une dernière vérification des besoins 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon du design ?: Prévois le mobilier selon le plan : stands, tables, chaises, portants, cubes de présentation, miroirs et nappes. Finalise ce plan avant l’arrivée des exposants et imprime-le au plus tard la veille du montage.
Quand tester le matériel de paiement et le Wi-Fi ?: Teste les terminaux de paiement, les tiroirs-caisses, les tablettes et le routeur Wi-Fi au moins 48 heures avant l’ouverture. Refais un essai sur le lieu du salon afin de vérifier la connexion et les prises disponibles.

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