Checklist voor een goed georganiseerde designbeurs

Een designbeurs vraagt om meer dan een lijst met exposanten en tafels. Je moet eerst het deelnemersprofiel en de openingstijden vastleggen, daarna exposanten en bezoekers tegelijk op gang brengen. In de laatste weken komen standindeling, programma, drukwerk, techniek en catering samen. Deze checklist helpt je de 71 taken in een logische volgorde af te werken, zodat registratie, presentaties en stands op de beursdag klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie verzamelen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Exposantenplaatsen bevestigen
Programma en tijden opstellen
2 personen
Presentatoren en demonstraties plannen
2 personen
Catering reserveren
Dranken en hapjes inkopen
2 personen
Drukwerkbestanden controleren
2 personen
Plattegrond en routebordjes drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Exposantenhandleiding versturen
Bezoekerslijst exporteren
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk en materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Licht en presentaties testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten vastleggen
Exposantenronde begeleiden
2 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
6 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's en bestanden opslaan
Bedankbericht aan exposanten sturen
Bedankbericht aan bezoekers sturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 24
Registratiebalie
Presentatietafel
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Labelprinter
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 6
Plantenaantal 18
Vazenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 30
Fotowand
Pijlbordjesaantal 12
Standnummerbordenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 400
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 200

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 500
Lanyardsaantal 500
Registratielijstenaantal 8
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Polsbandjes voor personeelaantal 40

Communicatie

Exposantenhandleidingenaantal 40
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 500
Exposantenlijstenaantal 400
Feedbackkaartenaantal 350
Pennen voor feedbackaantal 30
Plakbandaantal 12
Schrijfmappenaantal 6

Gereedschap

Schroevendraaiersetsaantal 3
Hamersaantal 3
Meetlintenaantal 4
Scharenaantal 12
Stanleymessenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8

Transport

Transportkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Beschermdekensaantal 12
Spanbandenaantal 8

Tips

Plan de standindeling pas definitief nadat alle exposanteninformatie binnen is. Bevestig daarna elke plaats schriftelijk en stuur een plattegrond mee, zodat niemand op de opbouwdag naar zijn tafel hoeft te zoeken.
Open het aanmeldformulier zodra datum, tijden en programmaopzet vaststaan. Exporteer de bezoekerslijst uiterlijk één werkdag vooraf en leg tablets, laptop, registratiebalie en labelprinter samen bij de entree klaar.
Plan presentaties en demonstraties met begin- en eindtijd, niet alleen met een naam. Test beamer, projectiescherm, speakers, draadloze microfoon en presentatieklikker vóór de opening; houd verlengkabels en stekkerdozen achter de hand.
Verstuur de exposantenhandleiding uiterlijk een week voor de beurs. Zet daarin aankomsttijd, standafmetingen, route, gebruik van expositietafels, kledingrekken en stroompunten, zodat je op de dag zelf minder losse vragen krijgt.
Tel catering en servies op basis van de aanmeldingen en het programma. Controleer de voorraad twee dagen vooraf en doe de boodschappen daarna; dieetwensen moeten vóór de bestelling verwerkt zijn, niet bij binnenkomst van de eerste bezoeker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, openingstijden, deelnemersprofiel en exposantenwerving. Reserveer catering en techniek uiterlijk 4 weken voor de beurs en stuur de laatste praktische informatie een week vooraf.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een designbeurs?: Nodig exposanten bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf uit, zodat je tijd hebt om reacties te verwerken en de lijst samen te stellen. Bevestig hun plaats uiterlijk 3 weken voor de beurs, na ontvangst van alle informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een designbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, verlichting, routebordjes, registratie en techniek. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een gezamenlijke test van presentaties, microfoon en bezoekersregistratie.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst voor een designbeurs exporteren?: Exporteer de lijst uiterlijk één werkdag voor de opening en controleer namen, aanmeldingen en dieetwensen. Print eventuele badges daarna en leg een actuele digitale kopie klaar op de laptop of tablets bij de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.