Boodschappenlijst voor een designbeurs

Een designbeurs vraagt om meer dan tafels en stands. Je hebt ook registratie-, presentatie- en bewegwijzeringsmateriaal nodig, zodat bezoekers snel hun weg vinden en exposanten zonder vertraging kunnen opbouwen. Denk vooraf aan techniek per demonstratie, stroompunten per stand en servies voor de catering. De lijst op deze pagina bundelt de spullen voor ontvangst, beursvloer, presentaties en pauzemomenten. Controleer de aantallen op basis van het aantal exposanten, bezoekers en geplande programmaonderdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 24
Registratiebalie
Presentatietafel
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Labelprinter
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 6
Plantenaantal 18
Vazenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 30
Fotowand
Pijlbordjesaantal 12
Standnummerbordenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 400
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 200

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 5 kilogram
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Chai thee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 4 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 3 kilogram
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 48 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Ginger ale - 12 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener bier - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Stokbroden - 18 stuks
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Volkoren broodjes - 180 stuks
- Wraps - 100 stuks
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Avocadospread - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Ei salade - 2 kilogram
- Pesto - 6 potten
- Rucola - 1 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 5 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Olijven - 4 potten
- Zongedroogde tomaten - 3 potten
- Cherry tomaten - 3 kilogram
- Mini quiches - 180 stuks
- Groentefritters - 150 stuks
- Kaasstengels - 150 stuks
- Falafelballetjes - 150 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Peren - 60 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Aardbeien - 4 kilogram
- Citroen meringue taart - 4 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Servetten - 800 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Vershoudbakjes - 40 stuks
- Afvalzakken - 80 stuks
- Schoonmaakdoekjes - 6 pakken
- Allesreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Handzeep - 6 flacons
- Desinfecterende handgel - 8 flacons
- Toiletpapier - 48 rollen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 500
Lanyardsaantal 500
Registratielijstenaantal 8
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Polsbandjes voor personeelaantal 40

Communicatie

Exposantenhandleidingenaantal 40
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 500
Exposantenlijstenaantal 400
Feedbackkaartenaantal 350
Pennen voor feedbackaantal 30
Plakbandaantal 12
Schrijfmappenaantal 6

Gereedschap

Schroevendraaiersetsaantal 3
Hamersaantal 3
Meetlintenaantal 4
Scharenaantal 12
Stanleymessenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8

Transport

Transportkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Beschermdekensaantal 12
Spanbandenaantal 8

Tips

Plan per exposant minimaal één duidelijk gemarkeerde stroomaansluiting en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels apart klaar. Test alle aansluitingen vóór de opbouw, zodat je geen kabels op het laatste moment hoeft te zoeken.
Zet bij de registratiebalie een laptop of tablet, naambadges en een labelprinter klaar. Neem minstens 10 procent extra badges mee boven het verwachte aantal bezoekers voor late aanmeldingen en typefouten.
Tel stoelen en krukken per gebruiksmoment, niet alleen per stand. Voor een presentatie met 40 bezoekers heb je bijvoorbeeld ongeveer 40 zitplaatsen nodig, terwijl een beursvloer vooral loopruimte en enkele rustplekken vraagt.
Controleer de presentatietechniek uiterlijk één dag vooraf: beamer, projectiescherm, presentatieklikker, speakers en draadloze microfoon. Plan bij een microfoon ook een standaard en reservebatterijen, omdat die vaak worden vergeten.
Voorzie de catering niet alleen van kopjes en glazen, maar ook van voldoende afzetruimte en afvalbakken. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem wijnglazen af op het moment waarop wijn daadwerkelijk wordt geschonken.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een designbeurs?: Voor een designbeurs heb je onder meer expositietafels, stoelen of krukken, een registratiebalie, naambadges, routebordjes en verlichting nodig. Voeg per presentatie de benodigde laptop, beamer, speakers en microfoon toe. Stem de aantallen af op het aantal exposanten en bezoekers.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een designbeurs?: Voor een presentatie tel je één stoel per verwachte bezoeker; bij 40 aanwezigen zijn dat dus 40 stoelen. Op de beursvloer kun je daarnaast per stand of rustzone enkele stoelen of krukken plaatsen, afhankelijk van de standindeling.
Hoeveel naambadges moet ik bestellen voor een designbeurs?: Bestel of print minimaal 10 procent meer badges dan het verwachte aantal aanwezigen. Bij 200 bezoekers en exposanten kom je uit op minstens 220 badges, zodat late aanmeldingen en beschadigde badges geen probleem vormen.
Wanneer moet ik de spullen voor een designbeurs controleren?: Controleer voorraad, techniek, verlichting en servies uiterlijk 2 dagen voor de beurs. Test beamer, microfoon en speakers nogmaals vóór de opbouw en leg verbruiksartikelen zoals badges en printmateriaal de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.